Hausverwaltung finden: 5 Schritte, Checkliste & Kosten

Hausverwaltung finden: In 5 Schritten zur passenden Verwaltung

Key Takeaways

• Der Verwaltermarkt ist eng geworden: Viele Verwaltungen lehnen neue Objekte ab, vor allem kleine Eigentümergemeinschaften. Wer sucht, sollte strukturiert vorgehen und sich als attraktiver Auftraggeber präsentieren.
• Klären Sie zuerst, welche Art von Verwaltung Sie brauchen: WEG-Verwaltung, Mietverwaltung oder Sondereigentumsverwaltung - die Aufgaben und Rechtsgrundlagen unterscheiden sich deutlich.
• Prüfen Sie Kandidaten anhand harter Kriterien: Zertifizierung nach § 26a WEG, Verbandsmitgliedschaft, Vermögensschadenhaftpflicht, Referenzen und Erreichbarkeit.
• In der WEG erfolgt die Bestellung des Verwalters per Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung, befristet auf höchstens fünf Jahre (§ 26 WEG). Vor der Bestellung sollten Vergleichsangebote eingeholt werden.
• Findet sich keine Verwaltung, gibt es Auswege: digitale Verwaltungsmodelle, ein größerer Suchradius oder die Selbstverwaltung.

Warum ist es so schwer geworden, eine Hausverwaltung zu finden?

Wer vor zehn Jahren eine Hausverwaltung suchte, konnte zwischen mehreren Angeboten wählen. Heute erleben viele Eigentümer das Gegenteil: Man schreibt fünf Verwaltungen an und bekommt drei Absagen, eine Nichtantwort und ein Angebot zu Konditionen, die man kaum glauben mag. Woran liegt das? Im Grunde an drei Entwicklungen, die zusammenkommen: Viele Verwalter der älteren Generation gehen in den Ruhestand und finden keine Nachfolger. Gleichzeitig sind die fachlichen Anforderungen durch die WEG-Reform 2020, Zertifizierungspflichten und wachsende technische Themen wie die energetische Sanierung gestiegen. Und schließlich herrscht in der Branche Fachkräftemangel - Verwaltungen können sich ihre Objekte aussuchen und tun das auch.

Für Sie als Eigentümer heißt das: Die Verwaltersuche ist heute keine Einkaufstour mehr, sondern eher eine Bewerbung in beide Richtungen. Umso wichtiger ist ein strukturiertes Vorgehen. Sehen wir uns das Schritt für Schritt an.

Welche Verwaltung brauchen Sie überhaupt?

Bevor Sie suchen, sollten Sie wissen, wonach. Denn "Hausverwaltung" ist ein Sammelbegriff für drei verschiedene Leistungen:

Wichtig zu wissen: Die WEG-Verwaltung betreut nur das Gemeinschaftseigentum - um die Vermietung Ihrer eigenen Wohnung kümmert sie sich nicht automatisch. Wer seine Eigentumswohnung vermietet, braucht dafür zusätzlich eine Sondereigentumsverwaltung oder muss diese Aufgaben selbst übernehmen. In der Praxis bieten viele Verwaltungen beides an, es sind aber getrennte Verträge mit getrennten Honoraren.

Schritt 1: Anforderungen klären

Notieren Sie vor der ersten Anfrage, was die Verwaltung leisten soll: Nur die gesetzlichen Kernaufgaben oder auch Zusatzleistungen wie Hausmeisterorganisation, Vermietungsservice oder die Begleitung einer anstehenden Sanierung? Wie viele Einheiten hat das Objekt, wie ist der Zustand, gibt es Besonderheiten wie Aufzug, Tiefgarage oder laufende Rechtsstreitigkeiten? Je präziser Ihre Objektbeschreibung, desto ernster nehmen Verwaltungen Ihre Anfrage - und desto belastbarer werden die Angebote.

Schritt 2: Kandidaten recherchieren

Für die eigentliche Suche haben sich mehrere Wege bewährt, idealerweise in Kombination:

• Persönliche Empfehlungen: Fragen Sie Eigentümer aus dem Bekanntenkreis oder aus Nachbarobjekten, die erkennbar gut gepflegt sind. Empfehlungen aus erster Hand sind verlässlicher als jede Sternebewertung.
• Verbandssuche: Die Fachverbände der Branche, allen voran der Verband der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV), bieten Verwaltersuchen nach Postleitzahl an. Verbandsmitglieder unterliegen gewissen Qualitätsstandards.
• Verzeichnisse: Passende Hausverwalter finden Sie auch über Branchenverzeichnisse, gefiltert nach Region und Leistungen. Im Verzeichnis von Hausverwalter VZ sind Hausverwaltungen nach Stadt und Bundesland gelistet.
• Online-Recherche: Suchen Sie gezielt nach Verwaltungen in der Region und prüfen Sie deren Internetauftritt: Werden Leistungen klar beschrieben? Gibt es ein vollständiges Impressum? Existiert ein Kundenportal?
• Vermittlungsportale: Portale, die Ihre Anfrage an mehrere Verwaltungen weiterreichen, können die Suche beschleunigen. Prüfen Sie die vermittelten Angebote aber genauso kritisch wie selbst recherchierte.

Ein Wort zur räumlichen Nähe: Sie ist wichtig, aber nicht mehr das alleinige Kriterium. Digitale Verwaltungsmodelle, bei denen die kaufmännische Betreuung aus der Ferne erfolgt und nur die technische Betreuung lokal organisiert wird, sind gerade für kleine WEGs oft die einzige realistische Chance auf eine professionelle Verwaltung.

Schritt 3: Kandidaten mit der Checkliste prüfen

Nun aber zum praktischen Teil - der Qualitätsprüfung. Diese Punkte sollten Sie bei jeder infrage kommenden Verwaltung abklopfen:

• Zertifizierung: Ist die Verwaltung bzw. sind ihre Mitarbeiter zertifizierte Verwalter im Sinne des § 26a WEG? Seit dem 1. Dezember 2023 gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG zur ordnungsmäßigen Verwaltung, jeder Eigentümer kann sie grundsätzlich verlangen. Eine WEG sollte daher von vornherein nur zertifizierte Verwalter in die engere Wahl nehmen.
• Verbandsmitgliedschaft: Kein Muss, aber ein Qualitätsindiz.
• Vermögensschadenhaftpflicht und Betriebshaftpflicht: Lassen Sie sich die Policen zeigen und achten Sie auf eine angemessene Deckungssumme.
• Referenzen: Aussagekräftig sind Objekte, die seit Jahren betreut werden - nicht die Neuzugänge der letzten Monate. Fragen Sie ruhig, ob Sie einen Beirat eines Referenzobjekts kontaktieren dürfen.
• Personal und Vertretung: Wie viele Einheiten betreut ein Sachbearbeiter? Gibt es eine feste Ansprechperson für Ihr Objekt und eine Vertretungsregelung bei Krankheit und Urlaub?
• Technische Kompetenz: Beschäftigt die Verwaltung technisch qualifizierte Mitarbeiter oder arbeitet sie mit festen Partnern zusammen? Das wird bei anstehenden Sanierungen entscheidend.
• Digitalisierung: Kundenportal, digitale Belegeinsicht, Online-Teilnahme an Versammlungen - der Stand der Digitalisierung sagt viel über die Arbeitsweise aus.
• Transparente Preisstruktur: Was ist in der Grundvergütung enthalten, was sind Sonderleistungen? Ein sauberer Leistungskatalog im Vertragsentwurf ist Pflicht.

Marios Tipp: Stellen Sie im Kennenlerngespräch zwei Fragen, an denen sich gute von mittelmäßigen Verwaltungen zuverlässig unterscheiden: "Bis wann im Jahr liegt bei Ihnen üblicherweise die Jahresabrechnung vor?" und "Wie schnell versenden Sie das Protokoll nach der Eigentümerversammlung?" Wer hier konkrete, selbstbewusste Zeiträume nennt, hat seine Prozesse im Griff. Wer ausweicht, wird auch später ausweichen.

Schritt 4: Angebote einholen und vergleichen

Holen Sie mehrere Angebote ein - für Wohnungseigentümergemeinschaften ist das nicht nur Kür: Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs entspricht es ordnungsmäßiger Verwaltung, vor der Verwalterbestellung Vergleichsangebote einzuholen. Drei Angebote sind eine gute Richtschnur. Vergleichen Sie dabei nicht nur den Preis pro Einheit, sondern vor allem den Leistungsumfang: Ein scheinbar günstiges Grundhonorar mit langem Sonderleistungskatalog wird am Ende oft teurer als ein ehrlich kalkuliertes Pauschalangebot.

Seien Sie bei der Anfrage übrigens ehrlich, was Sanierungsstau, Konflikte oder laufende Verfahren angeht. Verwaltungen kalkulieren den Aufwand ohnehin ein, spätestens nach der Objektübernahme - Verschweigen führt nur zu Nachforderungen und einem belasteten Start.

Schritt 5: Verwalter bestellen

Bei der Mietverwaltung genügt der Abschluss des Verwaltervertrags zwischen Ihnen und der Verwaltung. In der WEG läuft es formeller: Die Eigentümerversammlung bestellt den Verwalter per Mehrheitsbeschluss. Die Bestellung darf auf höchstens fünf Jahre erfolgen, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums auf höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Üblich und sinnvoll ist es, die Kandidaten vorab zur Versammlung einzuladen und sich vorstellen zu lassen. Neben dem Bestellungsbeschluss schließt die Gemeinschaft den Verwaltervertrag ab, der Vergütung und Leistungsumfang regelt. Achten Sie darauf, dass Vertragslaufzeit und Bestellungszeitraum zusammenpassen - und darauf, dass der Verwalter nach § 26 Abs. 3 WEG jederzeit abberufen werden kann, der Vertrag dann aber spätestens sechs Monate nach der Abberufung endet.

Was kostet eine Hausverwaltung?

Als grobe Orientierung: Für die WEG-Verwaltung in mittleren und größeren Anlagen bewegen sich die Honorare häufig im Bereich von etwa 20 bis 40 Euro pro Einheit und Monat. Kleine Gemeinschaften mit wenigen Einheiten zahlen pro Einheit spürbar mehr, weil der Grundaufwand pro Objekt ähnlich hoch ist. Die Mietverwaltung wird oft prozentual von der Nettokaltmiete oder als Festbetrag je Einheit kalkuliert und liegt meist über den Sätzen der WEG-Verwaltung. Konkrete Zahlen hängen stark von Region, Objektzustand und Leistungsumfang ab - belastbar sind letztlich nur individuelle Angebote für Ihr Objekt.

Keine Verwaltung gefunden - was jetzt?

Gerade kleine WEGs mit weniger als zehn Einheiten kennen das Problem: Trotz intensiver Suche findet sich schlicht niemand. Was dann? Zunächst die Rechtslage: Auch ohne Verwalter bleibt die Gemeinschaft handlungsfähig. Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums obliegt nach § 18 Abs. 1 WEG der Gemeinschaft selbst, und die Eigentümerversammlung kann nach § 24 Abs. 3 WEG auch ohne Verwalter einberufen werden - durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder einen durch Beschluss ermächtigten Eigentümer.

Praktisch bieten sich drei Auswege an:

1. Suchradius und Modell erweitern: Digitale Verwaltungen betreuen Objekte überregional und nehmen häufig auch kleine Gemeinschaften an.
2. Konditionen überdenken: Wer als kleine WEG ein marktgerechtes Honorar akzeptiert statt auf historischen Preisen zu beharren, erhöht seine Chancen erheblich.
3. Selbstverwaltung prüfen: Die Gemeinschaft kann einen Eigentümer zum internen Verwalter bestellen oder ganz ohne Verwalter arbeiten. Das ist rechtlich zulässig und für kleine, harmonische Gemeinschaften durchaus eine tragfähige Lösung - erfordert aber Engagement und klare Zuständigkeiten.

Marios Tipp: Denken Sie die Verwaltersuche auch einmal aus der Gegenrichtung: Verwaltungen sortieren Anfragen danach, wie viel Arbeit eine Gemeinschaft voraussichtlich macht. Eine WEG, die mit vollständigen Unterlagen anfragt, einen funktionierenden Beirat hat und ihre Beschlusslage geordnet präsentiert, wirkt wie ein Sechser im Lotto - und bekommt eher ein Angebot als eine Gemeinschaft, deren Anfrage schon nach Chaos klingt. Bereiten Sie die Anfrage deshalb so sorgfältig vor wie eine Bewerbung: Objektdaten, Jahresabrechnung, Protokolle der letzten Versammlungen, Stand der Rücklage.

Fazit: Sorgfalt schlägt Schnelligkeit

Ich bin der Meinung, dass sich der Aufwand einer strukturierten Verwaltersuche immer auszahlt - auch und gerade im Verkäufermarkt. Eine schlechte Verwaltung werden Sie nur mühsam wieder los, und die Schäden durch verschleppte Instandhaltung oder fehlerhafte Abrechnungen übersteigen jede Honorardifferenz. Nehmen Sie sich die Zeit für die fünf Schritte, prüfen Sie hart nach der Checkliste und lassen Sie am Ende auch das Bauchgefühl mitentscheiden: Sie vertrauen dieser Verwaltung schließlich Ihr Vermögen an.

FAQ zur Verwaltersuche

Wie finde ich eine gute Hausverwaltung?

Am zuverlässigsten über eine Kombination aus persönlichen Empfehlungen, Branchenverzeichnissen wie dem Verzeichnis von Hausverwalter VZ, der Verwaltersuche der Fachverbände (z. B. VDIV) und eigener Online-Recherche. Prüfen Sie Kandidaten anhand harter Kriterien: Zertifizierung nach § 26a WEG, Vermögensschadenhaftpflicht, langjährige Referenzobjekte, feste Ansprechpartner und transparente Preise.

Was kostet eine Hausverwaltung pro Monat?

Für die WEG-Verwaltung mittlerer und größerer Anlagen sind rund 20 bis 40 Euro pro Einheit und Monat eine übliche Orientierung. Kleine Objekte zahlen pro Einheit deutlich mehr, Mietverwaltung liegt meist über der WEG-Verwaltung. Die tatsächlichen Kosten hängen von Region, Objektzustand und Leistungsumfang ab.

Was tun, wenn man keine Hausverwaltung findet?

Erweitern Sie den Suchradius um digitale Verwaltungsmodelle, prüfen Sie Ihre Honorarvorstellungen und bereiten Sie Ihre Anfrage professionell auf. Bleibt die Suche erfolglos, ist die Selbstverwaltung eine rechtlich zulässige Alternative: Die Verwaltung obliegt nach § 18 Abs. 1 WEG ohnehin der Gemeinschaft selbst.

Wer sucht den neuen Verwalter für die WEG?

Formal zuständig ist die Gemeinschaft, praktisch übernimmt die Suche meist der Verwaltungsbeirat oder engagierte Eigentümer - bei laufender Verwaltung oft auch die scheidende Verwaltung selbst. Die Bestellung erfolgt in jedem Fall per Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung (§ 26 Abs. 1 WEG).

Wie lange darf ein WEG-Verwalter bestellt werden?

Höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums höchstens drei Jahre. Eine wiederholte Bestellung ist zulässig, der Beschluss darüber kann frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit gefasst werden (§ 26 Abs. 2 WEG).

Muss der Verwalter zertifiziert sein?

Die Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach § 26a WEG gehört seit dem 1. Dezember 2023 zur ordnungsmäßigen Verwaltung; grundsätzlich kann jeder Eigentümer sie verlangen (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Eine Ausnahme gilt für kleine Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, in denen ein Eigentümer als Verwalter bestellt wurde.

Quellenverzeichnis

• § 18 WEG - Verwaltung und Benutzung (gesetze-im-internet.de)
• § 19 WEG - Regelung der Verwaltung und Benutzung durch Beschluss (gesetze-im-internet.de)
• § 26 WEG - Bestellung und Abberufung des Verwalters (gesetze-im-internet.de)
• Wohnungseigentumsgesetz - Gesamtausgabe (gesetze-im-internet.de)

Passende Hausverwalter finden Sie über Verzeichnisse, zum Beispiel im Verzeichnis von Hausverwalter VZ nach Stadt und Bundesland. Alternativ können Sie kostenlos und unverbindlich ein Angebot anfordern.