WEG-Verwaltung

WEG-Verwaltung: Definition, Aufgaben, Kosten und rechtliche Grundlagen

Die WEG-Verwaltung (auch Wohnungseigentumsverwaltung) ist die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft - also von Grundstück, Gebäudehülle, Treppenhaus, Heizungsanlage und allen weiteren gemeinschaftlichen Teilen der Anlage. Sie wird in der Regel von einem professionellen WEG-Verwalter übernommen, kann aber auch als Selbstverwaltung durch die Eigentümer selbst organisiert werden; rechtliche Grundlage sind die §§ 18 ff. des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG).

Das Wichtigste in Kürze

- Die WEG-Verwaltung kümmert sich ausschließlich um das Gemeinschaftseigentum einer Eigentümergemeinschaft - nicht um einzelne Wohnungen oder Mietverhältnisse.

- Eine externe WEG-Verwaltung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben; die Verwaltung obliegt nach § 18 Abs. 1 WEG der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer selbst.

- Jeder einzelne Eigentümer kann jedoch grundsätzlich die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG).

- Die Aufgaben der WEG-Verwaltung umfassen kaufmännische, technische und rechtlich-organisatorische Bereiche - vom Wirtschaftsplan über Instandhaltung bis zur Eigentümerversammlung.

- Die Kosten liegen marktüblich im Bereich von rund 20 bis 50 Euro netto pro Einheit und Monat, abhängig von Größe, Region und Leistungsumfang; sie sind nicht auf Mieter umlegbar.

Was ist eine WEG-Verwaltung?

Eine WEG-Verwaltung ist die organisierte Bewirtschaftung des Gemeinschaftseigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft (im Gesetz: Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, kurz GdWE). Der Begriff bezeichnet dabei zweierlei: zum einen die Tätigkeit selbst, zum anderen umgangssprachlich das Unternehmen bzw. die Person, die diese Tätigkeit ausübt - den WEG-Verwalter.

Der Zuschnitt ergibt sich aus der Eigentumsstruktur einer Eigentumswohnanlage: Jede Wohnung (Sondereigentum) gehört ihrem jeweiligen Eigentümer allein, während Grundstück, Dach, Fassade, Treppenhaus, zentrale Heizung und Versorgungsleitungen allen gemeinsam gehören (Gemeinschaftseigentum). Die WEG-Verwaltung ist ausschließlich für das Gemeinschaftseigentum zuständig - was innerhalb der einzelnen Wohnung passiert, geht sie grundsätzlich nichts an.

Wird ein Verwalter bestellt, ist er nach § 9b WEG das Vertretungsorgan der Gemeinschaft: Er vertritt die GdWE gerichtlich und außergerichtlich, etwa beim Abschluss von Wartungsverträgen oder gegenüber Handwerkern und Behörden.

Rechtliche Grundlagen der WEG-Verwaltung

Die WEG-Verwaltung ist im Wohnungseigentumsgesetz geregelt, vor allem in vier Normenkomplexen:

• § 18 WEG weist die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zu. Jeder Eigentümer kann eine Verwaltung verlangen, die ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht.
• § 19 WEG konkretisiert die ordnungsmäßige Verwaltung. Dazu gehören u. a. die Aufstellung einer Hausordnung, die ordnungsmäßige Erhaltung des Gemeinschaftseigentums, eine angemessene Versicherung, die Ansammlung einer Erhaltungsrücklage - und die Bestellung eines zertifizierten Verwalters.
• § 26 WEG regelt Bestellung und Abberufung des Verwalters: Bestellung für höchstens fünf Jahre (bei Erstbestellung nach Begründung der Gemeinschaft höchstens drei Jahre), jederzeitige Abberufung möglich, der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung.
• § 27 WEG definiert die Aufgaben und Befugnisse: Der Verwalter darf und muss Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung eigenständig treffen, wenn sie untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder wenn sie zur Fristwahrung bzw. Abwendung eines Nachteils erforderlich sind. Die Eigentümer können diese Befugnisse per Beschluss erweitern oder einschränken. Nach § 28 WEG hat der Verwalter zudem jährlich einen Wirtschaftsplan aufzustellen, nach Ablauf des Wirtschaftsjahres die Jahresabrechnung zu erstellen und einen Vermögensbericht vorzulegen.

Welche Aufgaben hat die WEG-Verwaltung?

Die WEG-Verwaltung führt die laufenden Geschäfte der Gemeinschaft und setzt die Beschlüsse der Eigentümerversammlung um. Die Aufgaben lassen sich in drei Bereiche gliedern:

Ein Punkt wird dabei oft unterschätzt: Der Verwalter ist Organ der Gemeinschaft, nicht ihr Vorgesetzter - die grundlegenden Entscheidungen treffen die Eigentümer per Beschluss, der Verwalter bereitet sie vor und führt sie aus.

Ist eine externe WEG-Verwaltung Pflicht?

Nein, eine externe WEG-Verwaltung ist keine gesetzliche Pflicht. Nach § 18 Abs. 1 WEG obliegt die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer selbst. Die Eigentümer entscheiden per Beschluss, ob sie einen externen Verwalter bestellen oder sich selbst verwalten.

Bei der Selbstverwaltung gibt es zwei Spielarten: Entweder teilen sich die Eigentümer die Verwaltungsaufgaben untereinander auf, oder sie bestellen einen Eigentümer aus den eigenen Reihen zum internen Verwalter. Gerade in kleinen Gemeinschaften kann das funktionieren und Kosten sparen. Die Kehrseite: fehlendes Fachwissen im komplexen Wohnungseigentumsrecht, Haftungsrisiken für den verwaltenden Eigentümer, Interessenkonflikte unter Nachbarn und erheblicher Zeitaufwand, etwa bei Sanierungsprojekten oder der Jahresabrechnung.

Wichtig zu wissen: Auch ohne Verwalterpflicht kann praktisch jeder einzelne Eigentümer die Bestellung eines Verwalters erzwingen. Denn die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gehört seit dem 1. Dezember 2023 grundsätzlich zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG), auf die jeder Eigentümer einen Anspruch hat.

Wer darf eine WEG verwalten?

Grundsätzlich darf jede geschäftsfähige Person oder Gesellschaft eine WEG verwalten; gewerbliche Verwalter benötigen eine Erlaubnis nach § 34c Gewerbeordnung. Seit dem 1. Dezember 2023 gilt aber: Jeder Eigentümer kann verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird. Zertifizierter Verwalter ist, wer vor einer Industrie- und Handelskammer eine Prüfung über die notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse abgelegt hat (§ 26a WEG); bestimmte Qualifikationen wie Volljuristen oder Immobilienkaufleute sind gleichgestellt.

Eine Ausnahme gilt für Kleinanlagen: Bestehen weniger als neun Sondereigentumsrechte, wurde ein Eigentümer selbst zum Verwalter bestellt und verlangt weniger als ein Drittel der Eigentümer die Zertifizierung, muss kein zertifizierter Verwalter bestellt werden. Die Selbstverwaltung durch einen Miteigentümer bleibt in kleinen Gemeinschaften also ohne Zertifikat möglich.

Was kostet eine WEG-Verwaltung?

Die Verwaltervergütung ist frei verhandelbar und wird im Verwaltervertrag festgelegt. Marktüblich sind je nach Region, Objektgröße und Leistungsumfang rund 20 bis 50 Euro netto pro Einheit und Monat, wobei kleine Gemeinschaften pro Einheit meist mehr zahlen als große. Hinzu kommen häufig Sondervergütungen für Zusatzleistungen, etwa für außerordentliche Eigentümerversammlungen, die Begleitung großer Sanierungen oder Mahnwesen.

Die Kosten der WEG-Verwaltung tragen die Eigentümer anteilig über das Hausgeld. Für Vermieter wichtig: Diese Verwaltungskosten gehören nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten und können daher nicht auf Mieter umgelegt werden - sie sind aber als Werbungskosten steuerlich absetzbar.

Abgrenzung: WEG-Verwaltung, Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung

Im Alltag werden die Verwaltungsarten häufig unter dem Sammelbegriff "Hausverwaltung" vermengt. Rechtlich sind sie klar zu trennen:

• WEG-Verwaltung: verwaltet das Gemeinschaftseigentum im Auftrag der gesamten Eigentümergemeinschaft. Vertragspartner ist die GdWE. Rechtsgrundlage ist das Wohnungseigentumsgesetz.
• Mietverwaltung: verwaltet ein Mietshaus im Auftrag eines einzelnen Eigentümers, dem das gesamte Gebäude gehört. Sie kümmert sich um Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen und Mieteranliegen. Rechtsgrundlage ist das Mietrecht des BGB.
• Sondereigentumsverwaltung: verwaltet einzelne vermietete Eigentumswohnungen im Auftrag des jeweiligen Wohnungseigentümers - also das Mietverhältnis rund um dessen Sondereigentum. Sie kann zusätzlich zur WEG-Verwaltung beauftragt werden, oft beim selben Unternehmen, aber über einen separaten Vertrag.

Ein vermietender Wohnungseigentümer hat es also im Zweifel mit zwei Verwaltungsebenen zu tun: Die WEG-Verwaltung betreut das Haus als Ganzes, die Sondereigentumsverwaltung (oder er selbst) das Mietverhältnis seiner Wohnung.

FAQ: Häufige Fragen zur WEG-Verwaltung

Was versteht man unter WEG-Verwaltung?

Unter WEG-Verwaltung versteht man die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft nach dem Wohnungseigentumsgesetz. Sie umfasst kaufmännische Aufgaben wie Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, technische Aufgaben wie Instandhaltung und Verkehrssicherung sowie organisatorische Aufgaben wie die Durchführung der Eigentümerversammlung.

Was ist der Unterschied zwischen Hausverwaltung und WEG-Verwaltung?

"Hausverwaltung" ist der umgangssprachliche Oberbegriff für alle Formen der Immobilienverwaltung. Die WEG-Verwaltung ist eine spezielle Form davon: Sie verwaltet ausschließlich das Gemeinschaftseigentum einer Eigentümergemeinschaft. Die Mietverwaltung betreut dagegen Mietshäuser eines Einzeleigentümers, die Sondereigentumsverwaltung einzelne vermietete Eigentumswohnungen.

Wer darf eine WEG verwalten?

Grundsätzlich jede geschäftsfähige Person oder Gesellschaft, gewerblich mit Erlaubnis nach § 34c GewO. Seit dem 1. Dezember 2023 kann jedoch jeder Eigentümer einen zertifizierten Verwalter mit IHK-Prüfung verlangen (§ 19 Abs. 2 Nr. 6, § 26a WEG). In Kleinanlagen mit weniger als neun Sondereigentumsrechten darf ein Miteigentümer auch ohne Zertifizierung verwalten, solange weniger als ein Drittel der Eigentümer die Zertifizierung verlangt.

Was kostet ein Verwalter für eine WEG?

Marktüblich sind rund 20 bis 50 Euro netto pro Einheit und Monat, abhängig von Region, Objektgröße und Leistungsumfang; kleine Gemeinschaften zahlen pro Einheit tendenziell mehr. Zusatzleistungen wie außerordentliche Versammlungen werden häufig gesondert vergütet. Maßgeblich ist immer der konkrete Verwaltervertrag.

Ist eine WEG-Verwaltung Pflicht?

Eine externe WEG-Verwaltung ist keine Pflicht; die Gemeinschaft kann sich selbst verwalten (§ 18 Abs. 1 WEG). Da aber jeder Eigentümer grundsätzlich die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen kann, lässt sich eine professionelle Verwaltung gegen den Willen eines einzelnen Eigentümers meist nicht dauerhaft vermeiden.

Welche Unterlagen muss die WEG-Verwaltung den Eigentümern vorlegen?

Der Verwalter muss jährlich einen Wirtschaftsplan aufstellen, nach Ablauf des Wirtschaftsjahres die Jahresabrechnung erstellen und einen Vermögensbericht über Rücklagen und Gemeinschaftsvermögen vorlegen (§ 28 WEG). Zudem hat jeder Eigentümer das Recht, die Verwaltungsunterlagen einzusehen.

Quellenverzeichnis

• Wohnungseigentumsgesetz (WEG), Volltext: gesetze-im-internet.de/woeigg
• § 18 WEG - Verwaltung und Benutzung: gesetze-im-internet.de/woeigg/__18.html
• § 19 WEG - Regelung der Verwaltung und Benutzung durch Beschluss: gesetze-im-internet.de/woeigg/__19.html
• § 26 WEG - Bestellung und Abberufung des Verwalters: gesetze-im-internet.de/woeigg/__26.html