Mietverwaltung

Mietverwaltung - Definition, Aufgaben und Kosten im Überblick

Die Mietverwaltung ist die Verwaltung vermieteter Wohn- oder Gewerbeimmobilien im Auftrag des Eigentümers: Ein Mietverwalter vertritt den Vermieter gegenüber den Mietern und übernimmt kaufmännische, technische und organisatorische Aufgaben rund um das Mietobjekt. Rechtliche Grundlage sind die mietrechtlichen Vorschriften der §§ 535 ff. BGB sowie der individuell geschlossene Verwaltervertrag.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Mietverwaltung betreut vermietete Immobilien im Auftrag des Eigentümers und ist - anders als die WEG-Verwaltung - immer freiwillig.
• Der konkrete Aufgabenumfang ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, sondern wird im Verwaltervertrag zwischen Eigentümer und Verwalter festgelegt.
• Typische Aufgaben sind Mieteinzug, Betriebskostenabrechnung, Mieterkommunikation, Instandhaltungsorganisation und Mieterhöhungen.
• Die Kosten liegen häufig zwischen etwa 20 und 40 Euro netto pro Wohneinheit und Monat oder bei rund 5 bis 6 Prozent der Nettokaltmiete; eine gesetzliche Gebührenordnung gibt es nicht.
• Wer gewerblich Wohnraummietverhältnisse für Dritte verwaltet, benötigt eine Erlaubnis als Wohnimmobilienverwalter nach § 34c GewO und unterliegt einer Weiterbildungspflicht von 20 Stunden in drei Jahren.

Was macht eine Mietverwaltung?

Eine Mietverwaltung übernimmt stellvertretend für den Eigentümer die laufende Betreuung eines vermieteten Objekts - vom Mieteinzug bis zur Handwerkerkoordination. Sie ist der zentrale Ansprechpartner für die Mieter und entlastet den Vermieter von den Pflichten, die sich aus dem Mietverhältnis ergeben. Welche Aufgaben das im Einzelnen sind, regelt nicht das Gesetz, sondern der Verwaltervertrag. In der Praxis haben sich drei Aufgabenbereiche etabliert.

Kaufmännische Aufgaben

Der kaufmännische Bereich ist das Herzstück der Mietverwaltung. Dazu gehören insbesondere:

• Überwachung der Mietzahlungen inkl. Mahnwesen bei Zahlungsrückständen
• Erstellung der jährlichen Betriebskosten- und Heizkostenabrechnung für die Mieter
• Buchhaltung und Zahlung laufender Rechnungen (Versorger, Versicherungen, Dienstleister)
• Verwaltung der Mietkaution bei Ein- und Auszug
• Durchsetzung von Mieterhöhungen, bspw. bei Staffel- oder Indexmieten oder nach Modernisierungen
• Regelmäßige Reportings an den Eigentümer

Technische Aufgaben

Im technischen Bereich sorgt die Mietverwaltung dafür, dass die Immobilie ihren Wert behält. Sie organisiert Instandhaltung und Reparaturen, holt Angebote ein, beauftragt nach Freigabe durch den Eigentümer Handwerker und kontrolliert die Ausführung. Auch die Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten, regelmäßige Objektbegehungen und die Meldung von Schäden an die Gebäudeversicherung zählen dazu. Wichtig zu wissen: Die Entscheidung über größere Maßnahmen und deren Umfang bleibt beim Eigentümer - der Verwalter bereitet sie vor und setzt sie um.

Rechtliche und organisatorische Aufgaben

Hierzu zählen die Mieterauswahl inklusive Bonitätsprüfung, der Abschluss und die Kündigung von Mietverträgen, Wohnungsübergaben und -abnahmen, die Bearbeitung von Mietminderungen sowie die Korrespondenz mit Mietern, Behörden und ggfs. Rechtsanwälten.

Was ist der Unterschied zwischen Mietverwaltung und WEG-Verwaltung?

Die Mietverwaltung arbeitet für einen einzelnen Eigentümer und betreut dessen Mietverhältnisse; die WEG-Verwaltung arbeitet für die gesamte Eigentümergemeinschaft und betreut ausschließlich das Gemeinschaftseigentum. Beide Begriffe werden im Alltag oft unter "Hausverwaltung" zusammengefasst - rechtlich sind es aber zwei verschiedene Tätigkeiten.

Interessant wird es bei der vermieteten Eigentumswohnung, denn hier laufen beide Verwaltungsformen parallel: Die WEG-Verwaltung kümmert sich um Dach, Fassade, Treppenhaus und die Finanzen der Gemeinschaft, während die Mietverwaltung das Mietverhältnis über das Sondereigentum betreut - also Mieteinzug, Nebenkostenabrechnung gegenüber dem Mieter und Reparaturen innerhalb der Wohnung. Wer eine vermietete Eigentumswohnung besitzt, hat es deshalb im Grunde mit zwei getrennten Verwaltungen zu tun, die sauber voneinander abzugrenzen sind. Für den Eigentümer heißt das praktisch: Das Hausgeld zahlt er an die WEG, die Verwaltervergütung für die Mietverwaltung trägt er separat - und nicht alles davon kann er als Betriebskosten auf den Mieter umlegen.

Was kostet eine Mietverwaltung?

Für die Mietverwaltung gibt es keine gesetzliche Gebührenordnung - die Preise werden frei vereinbart. Üblich sind zwei Vergütungsmodelle:

Für Garagen und Stellplätze kommen häufig 3 bis 5 Euro pro Monat hinzu. Die konkrete Höhe hängt von Lage, Größe, Zustand und Ausstattung des Objekts sowie vom vereinbarten Leistungsumfang ab. Bei auffällig günstigen Angeboten lohnt ein genauer Blick in den Leistungskatalog, denn oft ist dann nur der Mieteinzug und die Buchhaltung enthalten - die zeitintensive technische Betreuung bleibt beim Eigentümer.

Wer darf eine Mietverwaltung übernehmen?

Wer gewerblich für Dritte Mietverhältnisse über Wohnräume verwaltet, gilt als Wohnimmobilienverwalter und benötigt seit dem 1. August 2018 eine Erlaubnis der zuständigen Behörde nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO. Voraussetzungen sind unter anderem persönliche Zuverlässigkeit, geordnete Vermögensverhältnisse und eine Berufshaftpflichtversicherung. Hinzu kommt eine Weiterbildungspflicht von 20 Stunden innerhalb von drei Kalenderjahren (§ 34c Abs. 2a GewO i. V. m. § 15b MaBV), die auch für unmittelbar mitwirkende Angestellte gilt. Ein Sachkundenachweis oder eine bestimmte Ausbildung ist dagegen bislang nicht vorgeschrieben - ein Blick auf Qualifikation und Referenzen des Anbieters ist deshalb durchaus sinnvoll. Verwaltet ein Eigentümer seine eigenen Wohnungen selbst, braucht er dafür natürlich keine Erlaubnis.

Abgrenzung zu verwandten Begriffen

• Hausverwaltung: Oberbegriff aus dem Sprachgebrauch, der je nach Kontext die Mietverwaltung, die WEG-Verwaltung oder beides meinen kann.
• Sondereigentumsverwaltung: Mietverwaltung speziell für vermietete Eigentumswohnungen innerhalb einer WEG - also die Verwaltung des Sondereigentums eines einzelnen Eigentümers.
• Objektverwaltung: Meist synonym für die umfassende Verwaltung eines gesamten Mietobjekts (Zinshaus) eines Einzeleigentümers, inklusive Gebäude und Außenanlagen.

Häufige Fragen zur Mietverwaltung

Was beinhaltet eine Mietverwaltung?

Eine Mietverwaltung umfasst je nach Vertrag den Mieteinzug samt Mahnwesen, die Betriebskostenabrechnung, die Kommunikation mit Mietern, die Organisation von Instandhaltung und Reparaturen, Mieterwechsel inklusive Übergaben sowie Mieterhöhungen. Der genaue Leistungsumfang ergibt sich aus dem Verwaltervertrag.

Ist eine Mietverwaltung Pflicht?

Nein. Anders als die WEG-Verwaltung, deren Bestellung jeder Wohnungseigentümer verlangen kann, ist die Beauftragung einer Mietverwaltung immer freiwillig. Vermieter können ihre Objekte auch vollständig selbst verwalten.

Was darf eine Mietverwaltung kosten?

Da es keine Gebührenordnung gibt, sind die Preise Verhandlungssache. Marktüblich sind etwa 20 bis 40 Euro netto pro Wohneinheit und Monat oder 5 bis 6 Prozent der Nettokaltmiete. Entscheidend ist, welche Leistungen im Preis enthalten sind.

Kann ich die Kosten der Mietverwaltung auf den Mieter umlegen?

Nein. Verwaltungskosten gehören nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten nach der Betriebskostenverordnung. Vermieter können sie aber in der Regel als Werbungskosten steuerlich geltend machen.

Fazit

Eine Mietverwaltung ist für Vermieter keine Pflicht, aber häufig eine spürbare Entlastung - vor allem bei mehreren Einheiten oder größerer Entfernung zum Objekt. Ich bin der Meinung, dass sich die Beauftragung vor allem dann lohnt, wenn der Leistungsumfang klar im Verwaltervertrag geregelt ist und zur eigenen Situation passt. Wer nur eine einzelne Wohnung vermietet und gerne selbst den Kontakt zu seinem Mieter hält, kommt oft auch ohne aus; wer Rendite, Rechtssicherheit und freie Zeit im Blick hat, sollte die Kosten der Verwaltung gegen den eigenen Aufwand rechnen.

Quellen

• Bürgerliches Gesetzbuch, §§ 535 ff. BGB (Mietvertrag); § 556 BGB (Betriebskosten)
• Gewerbeordnung, § 34c GewO (Erlaubnispflicht Wohnimmobilienverwalter)
• VDIV - Verband der Immobilienverwalter Deutschland, Aufgaben eines Miet-Verwalters