Sondereigentumsverwaltung

Sondereigentumsverwaltung (SEV) - Definition, Aufgaben und Kosten

Die Sondereigentumsverwaltung (kurz SEV) ist die Verwaltung einer vermieteten Eigentumswohnung im Auftrag des einzelnen Eigentümers - von der Mietersuche über die Mietbuchhaltung bis zur Nebenkostenabrechnung. Sie ist strikt von der WEG-Verwaltung zu unterscheiden, die sich ausschließlich um das Gemeinschaftseigentum der gesamten Eigentümergemeinschaft kümmert.

Das Wichtigste in Kürze

• Die SEV betreut das Sondereigentum eines einzelnen Eigentümers, typischerweise eine vermietete Eigentumswohnung; die WEG-Verwaltung betreut das Gemeinschaftseigentum aller.
• Anders als die WEG-Verwaltung ist die Sondereigentumsverwaltung freiwillig - jeder Eigentümer entscheidet selbst, ob er sie beauftragt.
• Typische Aufgaben sind Mietersuche, Mietverträge, Mietkonto und Mahnwesen, Nebenkostenabrechnung, Wohnungsübergaben und die Organisation von Reparaturen im Sondereigentum.
• Die Kosten liegen üblicherweise bei etwa 25 bis 50 Euro netto pro Wohnung und Monat oder bei rund 5 bis 10 Prozent der Kaltmiete; bei Vermietung sind sie in der Regel als Werbungskosten absetzbar.
• Der Leistungsumfang ist gesetzlich nicht vorgegeben, sondern ergibt sich allein aus dem SEV-Vertrag - ein genauer Blick in den Leistungskatalog lohnt sich.

Was ist eine Sondereigentumsverwaltung?

Die direkte Antwort: eine Dienstleistung für vermietende Wohnungseigentümer. Wer eine Eigentumswohnung als Kapitalanlage hält, hat mit zwei getrennten Welten zu tun. Um das Gemeinschaftseigentum - Dach, Fassade, Treppenhaus, Heizungsanlage - kümmert sich die WEG-Verwaltung, deren Bestellung für die Gemeinschaft verpflichtend organisiert ist. Um alles, was die eigene vermietete Wohnung betrifft, muss sich der Eigentümer dagegen selbst kümmern: Die Vermietung ist keine Angelegenheit der Gemeinschaft.

Genau hier setzt die Sondereigentumsverwaltung an. Der Eigentümer beauftragt einen Verwalter damit, die mit der Vermietung verbundenen Aufgaben zu übernehmen - vom Mietvertrag bis zur Reparaturkoordination. Die SEV ist im Gegensatz zur WEG-Verwaltung vollständig freiwillig; ob und in welchem Umfang sie beauftragt wird, entscheidet jeder Eigentümer für sich. Häufig, aber keineswegs zwingend, übernimmt derselbe Verwalter beide Rollen.

SEV, WEG-Verwaltung, Mietverwaltung - was ist der Unterschied?

Drei Verwaltungsformen, die im Alltag gern verwechselt werden - die Abgrenzung ist aber im Grunde einfach:

Die Aufgaben von SEV und Mietverwaltung ähneln sich stark; der Unterschied liegt im rechtlichen Rahmen. Befindet sich die verwaltete Wohnung in einer WEG, spricht man von Sondereigentumsverwaltung; gehört das ganze Haus einem einzigen Eigentümer, von Mietverwaltung.

Welche Aufgaben übernimmt der Sondereigentumsverwalter?

Der Leistungsumfang ergibt sich aus dem Vertrag - üblich sind drei Aufgabenblöcke:

Vermietung und Organisation: Mietersuche und Besichtigungen, Bonitätsprüfung von Interessenten, Vorbereitung und Abschluss der Mietverträge, Wohnungsübergaben und -abnahmen samt Protokollen, Verwaltung der Mietkaution, Ausstellen von Wohnungsgeberbestätigungen.

Konto und Abrechnung: Führung des Mietkontos, Überwachung der Mieteingänge inklusive Mahnwesen und Forderungsmanagement, Rechnungsprüfung und Zahlung laufender Kosten, Erstellung und Versand der jährlichen Nebenkostenabrechnung, Mietanpassungen etwa nach Modernisierungen.

Kommunikation und Instandhaltung: Gesamter Schriftverkehr mit den Mietern, bei Bedarf Abmahnungen, Beauftragung und Abnahme von Reparaturen im Sondereigentum, Weiterleitung von Schäden am Gemeinschaftseigentum an die WEG-Verwaltung, Dokumentation rund um die Wohnung.

Gerade die letzte Schnittstelle wird unterschätzt: Meldet ein Mieter einen Wasserfleck an der Decke, muss jemand klären, ob die Ursache im Sondereigentum liegt (Sache des Eigentümers) oder im Gemeinschaftseigentum (Sache der WEG) - und den Vorgang an die richtige Stelle steuern. Genau diese Sortierarbeit nimmt eine gute SEV dem Eigentümer ab.

Was kostet eine Sondereigentumsverwaltung?

Die Kosten hängen von Region und Leistungsumfang ab. Üblich sind pauschal etwa 25 bis 50 Euro netto pro Wohnung und Monat oder alternativ rund 5 bis 10 Prozent der monatlichen Kaltmiete. Einzelleistungen wie die Neuvermietung werden teils gesondert vergütet - hier lohnt der Blick ins Kleingedruckte.

Zwei Einordnungen dazu: Erstens kommen diese Kosten zum Hausgeld hinzu, das der Eigentümer ohnehin an die WEG zahlt und das bereits die Vergütung der WEG-Verwaltung enthält. Zweitens können die SEV-Kosten bei vermieteten Wohnungen in der Regel als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung steuerlich geltend gemacht werden. Auf die Mieter umlegen lassen sie sich dagegen nicht - Verwaltungskosten gehören nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten.

Worauf sollte man beim SEV-Vertrag achten?

Da das Gesetz die Sondereigentumsverwaltung nicht regelt, ist der Vertrag das Maß aller Dinge. Achten sollten Eigentümer vor allem auf einen präzisen Leistungskatalog (was ist in der Pauschale enthalten, was kostet extra?), auf Vollmachten und deren Grenzen (bspw. Betragsgrenzen für die Beauftragung von Reparaturen ohne Rücksprache), auf Laufzeit und Kündigungsfristen sowie auf Regelungen zur Herausgabe der Unterlagen bei Vertragsende. Sinnvoll ist zudem eine klare Regelung, wie der SEV-Verwalter mit der WEG-Verwaltung zusammenarbeitet - insbesondere, wenn es nicht dasselbe Unternehmen ist.

Ein Punkt, der ehrlich benannt werden sollte: Übernimmt der WEG-Verwalter zugleich die SEV einzelner Eigentümer, hat das Vorteile (kurze Wege, ein Ansprechpartner, konsistente Abrechnungsdaten), birgt aber auch ein gewisses Spannungsfeld - etwa wenn strittig ist, ob ein Schaden dem Sonder- oder dem Gemeinschaftseigentum zuzuordnen ist. Hier vertritt der Verwalter im Zweifel zwei Auftraggeber mit unterschiedlichen Interessen. Ein Ausschlusskriterium ist das nicht, aber ein Punkt, den man bei der Beauftragung im Hinterkopf behalten sollte.

Für wen lohnt sich eine Sondereigentumsverwaltung?

Eine SEV lohnt sich vor allem für Eigentümer, die ihre Wohnung vermieten und weit entfernt wohnen, mehrere Einheiten halten, wenig Zeit haben oder sich schlicht nicht mit Mietrecht, Abrechnungsfristen und Mieterkommunikation beschäftigen möchten. Wer dagegen nur eine Wohnung im selben Ort vermietet, einen unkomplizierten Langzeitmieter hat und die jährliche Nebenkostenabrechnung selbst hinbekommt, kann die Verwaltung durchaus in Eigenregie stemmen - die Pflichtaufgaben rund ums Gemeinschaftseigentum liegen ohnehin bei der WEG-Verwaltung. Letztlich ist es eine Abwägung zwischen Kosten und eingekaufter Ruhe.

FAQ: Häufige Fragen zur Sondereigentumsverwaltung

Was beinhaltet eine Sondereigentumsverwaltung?

Die Verwaltung einer einzelnen (meist vermieteten) Eigentumswohnung im Auftrag des Eigentümers: Mietersuche und Mietverträge, Mietkonto und Mahnwesen, Nebenkostenabrechnung, Wohnungsübergaben sowie die Organisation von Instandhaltung und Reparaturen im Sondereigentum. Der konkrete Umfang ergibt sich aus dem Vertrag.

Was ist der Unterschied zwischen Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung?

Die Aufgaben sind ähnlich, der Rahmen unterscheidet sich: Bei der SEV liegt die verwaltete Wohnung in einer Wohnungseigentümergemeinschaft, bei der Mietverwaltung gehört das gesamte Gebäude einem einzigen Eigentümer.

Wie viel kostet eine Sondereigentumsverwaltung?

Je nach Region und Leistungsumfang meist etwa 25 bis 50 Euro netto pro Wohnung und Monat oder rund 5 bis 10 Prozent der Kaltmiete. Sonderleistungen wie Neuvermietungen können zusätzlich berechnet werden.

Ist die Sondereigentumsverwaltung steuerlich absetzbar?

Bei vermieteten Wohnungen in der Regel ja - als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung. Auf die Mieter umlegbar sind die Kosten dagegen nicht.

Kann man die Sondereigentumsverwaltung kündigen?

Ja, nach den im SEV-Vertrag vereinbarten Laufzeiten und Kündigungsfristen. Da es sich um einen gewöhnlichen Dienstleistungsvertrag handelt, gelten - anders als bei der Bestellung des WEG-Verwalters - keine wohnungseigentumsrechtlichen Sonderregeln.

Quellen

• § 3 WEG - Vertragliche Einräumung von Sondereigentum
• Wohnungseigentumsgesetz (WEG), Volltext