Zertifizierter Verwalter

Zertifizierter Verwalter - Definition, Anspruch und Ausnahmen nach § 26a WEG

Ein zertifizierter Verwalter ist eine Person, die vor einer Industrie- und Handelskammer (IHK) durch eine Prüfung nachgewiesen hat, dass sie über die für die Verwaltertätigkeit notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt (§ 26a Abs. 1 WEG). Seit dem 1. Dezember 2023 hat grundsätzlich jeder Wohnungseigentümer einen Anspruch darauf, dass seine Gemeinschaft einen zertifizierten Verwalter bestellt.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Bezeichnung "zertifizierter Verwalter" ist gesetzlich geschützt: Führen darf sie nur, wer die IHK-Prüfung nach § 26a WEG bestanden hat oder ihr nach § 7 ZertVerwV gleichgestellt ist.
• Seit dem 1. Dezember 2023 gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters zur ordnungsmäßigen Verwaltung; jeder einzelne Eigentümer kann sie verlangen (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG).
• Eine Ausnahme gilt für kleine Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, wenn ein Eigentümer selbst verwaltet und weniger als ein Drittel der Eigentümer die Zertifizierung verlangt.
• Die Zertifizierung ist keine Berufszulassung: Verwalten darf rechtlich auch, wer nicht zertifiziert ist - die Bestellung ist dann aber anfechtbar.
• Gleichgestellt sind unter anderem Volljuristen, Immobilienkaufleute, Geprüfte Immobilienfachwirte und Absolventen eines Hochschulstudiums mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt.

Was ist ein zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG?

Der zertifizierte Verwalter ist ein gesetzlich definierter Qualifikationsnachweis für WEG-Verwalter. Nach § 26a Abs. 1 WEG darf sich so nur bezeichnen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer eine Prüfung abgelegt und dabei rechtliche, kaufmännische und technische Kenntnisse nachgewiesen hat. Die Einzelheiten der Prüfung regelt die Zertifizierter-Verwalter-Prüfungsverordnung (ZertVerwV).

Wichtig für die Einordnung: Die Zertifizierung betrifft ausschließlich die WEG-Verwaltung, also die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften. Für die reine Mietverwaltung spielt § 26a WEG keine Rolle.

Warum gibt es den zertifizierten Verwalter?

Der zertifizierte Verwalter ist ein Kind der WEG-Reform 2020 (Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz, WEMoG). Vor der Reform gab es keinerlei gesetzliche Qualifikationsanforderungen an WEG-Verwalter - im Grunde konnte jeder eine Hausverwaltung betreiben, der eine Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO besaß. Fachliche Kenntnisse musste niemand nachweisen.

Das war angesichts der Verantwortung, die ein Verwalter trägt, ein durchaus erstaunlicher Zustand. Schließlich verwaltet er fremdes Vermögen, bereitet Beschlüsse über teils sechsstellige Sanierungssummen vor und muss sich in einem komplexen Rechtsgebiet sicher bewegen. Mit § 26a WEG hat der Gesetzgeber deshalb erstmals einen Mindeststandard geschaffen - nicht als Berufszulassung, sondern als Anspruch der Eigentümer auf einen qualifizierten Verwalter.

Wann haben Eigentümer Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter?

Seit dem 1. Dezember 2023 kann grundsätzlich jeder einzelne Wohnungseigentümer verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird. Die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gehört nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Anwendbar ist diese Vorschrift nach der Übergangsregelung des § 48 Abs. 4 Satz 1 WEG seit dem 1. Dezember 2023.

Für Bestandsverwalter galt eine zusätzliche Schonfrist: Wer am 1. Dezember 2020 bereits Verwalter einer Gemeinschaft war, galt gegenüber genau dieser Gemeinschaft bis zum 1. Juni 2024 als zertifiziert (§ 48 Abs. 4 Satz 2 WEG). Diese Übergangsfrist ist inzwischen abgelaufen - seit Juni 2024 gilt der Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter uneingeschränkt.

Welche Ausnahme gilt für kleine Gemeinschaften?

Für Kleinst-WEGs sieht § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG eine Ausnahme vor. Kein Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter besteht, wenn drei Bedingungen zusammenkommen:

• Die Gemeinschaft umfasst weniger als neun Sondereigentumsrechte,
• ein Wohnungseigentümer selbst wurde zum Verwalter bestellt und
• weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer verlangt die Bestellung eines zertifizierten Verwalters.

Verwaltet also in einer kleinen Anlage ein Miteigentümer die Gemeinschaft selbst, muss er sich nicht zertifizieren lassen - solange nicht mindestens ein Drittel der Eigentümer darauf besteht.

Wer darf sich zertifizierter Verwalter nennen?

Die Bezeichnung dürfen zwei Gruppen führen: Personen, die die IHK-Prüfung bestanden haben, und Personen, die aufgrund ihrer Ausbildung gleichgestellt sind.

Weg 1: Die IHK-Prüfung

Die Prüfung besteht aus einem schriftlichen und einem mündlichen Teil; zur mündlichen Prüfung wird nur zugelassen, wer den schriftlichen Teil bestanden hat. Der schriftliche Teil dauert mindestens 90 Minuten und umfasst vier Sachgebiete: Grundlagen der Immobilienwirtschaft, rechtliche Grundlagen, kaufmännische Grundlagen und technische Grundlagen. Details regelt die ZertVerwV mitsamt Rahmenplan.

Weg 2: Gleichgestellte Abschlüsse nach § 7 ZertVerwV

Einem zertifizierten Verwalter gleichgestellt ist nach § 7 ZertVerwV, wer einen der folgenden Abschlüsse besitzt:

• die Befähigung zum Richteramt (also Volljuristen mit zweitem Staatsexamen),
• eine abgeschlossene Berufsausbildung zur Immobilienkauffrau bzw. zum Immobilienkaufmann oder zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft,
• den anerkannten Fortbildungsabschluss Geprüfter Immobilienfachwirt bzw. Geprüfte Immobilienfachwirtin oder
• einen Hochschulabschluss mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt.

Diese Liste ist abschließend - andere Abschlüsse oder Zertifikate ersetzen die Prüfung nicht. Gleichgestellte Personen dürfen sich ohne IHK-Prüfung als zertifizierte Verwalter bezeichnen. Eine gesonderte Bescheinigung der Gleichstellung stellen die IHKs allerdings nicht aus.

Was gilt für Verwaltungs-GmbHs und andere Unternehmen?

Verwaltungsunternehmen in der Rechtsform einer juristischen Person (z. B. GmbH) oder Personengesellschaft (z. B. OHG, KG) dürfen sich als zertifizierter Verwalter bezeichnen, wenn die Beschäftigten, die unmittelbar mit Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung betraut sind, selbst zertifiziert oder gleichgestellt sind. Gemeint sind vor allem die Mitarbeiter, die Eigentümerversammlungen leiten oder eigenverantwortlich Verwalterentscheidungen treffen. Nicht jeder Buchhalter im Backoffice braucht also ein Zertifikat - die handelnden Objektbetreuer aber schon.

Zertifizierung, Gewerbeerlaubnis und Weiterbildungspflicht: Was ist was?

Rund um die Verwalterqualifikation existieren drei getrennte Pflichten, die in der Praxis gern durcheinandergeraten. Die folgende Übersicht sorgt für Klarheit:

Zwei Punkte sind besonders wichtig: Die Zertifizierung ist keine Voraussetzung für die Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO - ein Verwalter darf seine Tätigkeit rechtlich auch ohne Zertifikat ausüben. Und die Zertifizierung ersetzt nicht die laufende Weiterbildungspflicht von 20 Stunden in drei Jahren; die gilt für zertifizierte und nicht zertifizierte Verwalter gleichermaßen.

Was passiert, wenn der Verwalter nicht zertifiziert ist?

Bestellt die Eigentümerversammlung einen nicht zertifizierten Verwalter, obwohl kein Ausnahmefall vorliegt, widerspricht dieser Beschluss der ordnungsmäßigen Verwaltung. Die Folge: Der Bestellungsbeschluss ist anfechtbar, aber nicht nichtig. Ficht kein Eigentümer den Beschluss innerhalb der Monatsfrist an, wird die Bestellung bestandskräftig - der nicht zertifizierte Verwalter bleibt dann wirksam im Amt.

Sind sich alle Eigentümer einig, kann eine Gemeinschaft also durchaus bewusst einen nicht zertifizierten Verwalter bestellen. Wer als einzelner Eigentümer hingegen auf der Qualifikation besteht, muss den Bestellungsbeschluss rechtzeitig anfechten oder seinen Anspruch aus § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG geltend machen. Ehrlicherweise gehört dazu: Ob sich der Streit lohnt, ist eine Einzelfallfrage - bei einem langjährig bewährten Verwalter ohne Zertifikat werden viele Gemeinschaften pragmatisch bleiben.

Abgrenzung: Zertifizierter Verwalter und verwandte Begriffe

Der zertifizierte Verwalter ist von einigen ähnlichen Begriffen zu unterscheiden. Der WEG-Verwalter ist die allgemeine Funktionsbezeichnung für das nach § 26 WEG bestellte Verwaltungsorgan - zertifiziert oder nicht. Der Immobilienfachwirt ist ein Fortbildungsabschluss, der zur Gleichstellung führt, aber kein eigenes Amt bezeichnet. Und die Hausverwaltung ist der umgangssprachliche Oberbegriff für Verwaltungsunternehmen jeder Art, einschließlich reiner Mietverwaltungen, für die § 26a WEG gar nicht gilt.

Häufige Fragen zum zertifizierten Verwalter

Was bedeutet zertifizierter Verwalter?

Zertifizierter Verwalter ist eine gesetzlich geschützte Bezeichnung nach § 26a WEG. Sie steht Personen zu, die vor einer IHK eine Prüfung über rechtliche, kaufmännische und technische Verwalterkenntnisse bestanden haben oder aufgrund bestimmter Berufsabschlüsse gleichgestellt sind.

Wann braucht man keinen zertifizierten Verwalter?

Kein Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter besteht, wenn die Gemeinschaft weniger als neun Sondereigentumsrechte hat, ein Wohnungseigentümer selbst zum Verwalter bestellt wurde und weniger als ein Drittel der Eigentümer die Zertifizierung verlangt. Außerdem können sich Gemeinschaften einvernehmlich für einen nicht zertifizierten Verwalter entscheiden, wenn niemand den Beschluss anficht.

Wer darf sich zertifizierter Verwalter nennen?

Die Bezeichnung dürfen Personen führen, die die IHK-Prüfung nach § 26a WEG bestanden haben, sowie gleichgestellte Personen nach § 7 ZertVerwV: Volljuristen, Immobilienkaufleute, Kaufleute der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft, Geprüfte Immobilienfachwirte und Absolventen eines Hochschulstudiums mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt.

Ist die Prüfung zum zertifizierten Verwalter schwer?

Die Prüfung deckt vier Sachgebiete ab (Immobilienwirtschaft, Recht, Kaufmännisches, Technik) und besteht aus einem mindestens 90-minütigen schriftlichen und einem mündlichen Teil. Für Praktiker mit Berufserfahrung ist sie mit gezielter Vorbereitung gut machbar; Verbände wie der VDIV bieten dafür Vorbereitungsseminare und Praxishandbücher an.

Muss ein zertifizierter Verwalter sich weiterbilden?

Ja. Die Weiterbildungspflicht nach § 34c Abs. 2a GewO von 20 Stunden innerhalb von drei Jahren gilt unabhängig von der Zertifizierung. Das Zertifikat selbst muss hingegen nicht erneuert werden.

Quellenverzeichnis

• § 26a WEG - Zertifizierter Verwalter (gesetze-im-internet.de)
• § 19 WEG - Regelung der Verwaltung und Benutzung durch Beschluss (gesetze-im-internet.de)
• § 48 WEG - Übergangsvorschriften (gesetze-im-internet.de)
• Zertifizierter-Verwalter-Prüfungsverordnung - ZertVerwV (gesetze-im-internet.de)
• § 7 ZertVerwV - Gleichstellung (gesetze-im-internet.de)
• VDIV Deutschland - Zertifizierung von Immobilienverwaltern
• IHK München - IHK-Zertifizierung für Wohnimmobilienverwalter