Die Eigentümerversammlung: Ablauf, Fristen und Beschlussfassung in der WEG

In der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) treffen die Eigentümer ihre Entscheidungen grundsätzlich in der Eigentümerversammlung. Für Hausverwaltungen ist deren Vorbereitung und Durchführung eine Kernaufgabe – und seit der WEG-Reform 2020 an vielen Stellen einfacher, aber auch verantwortungsvoller geworden.

Einladung und Fristen

Die Verwaltung beruft die Versammlung ein, in der Regel mindestens einmal jährlich. Die Einladungsfrist beträgt seit der Reform drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG). Die Einladung muss die Tagesordnung enthalten, damit sich die Eigentümer auf die Beschlusspunkte vorbereiten können. Textform (z. B. E-Mail) ist ausreichend, sofern die Gemeinschaft dies zulässt.

Beschlussfähigkeit

Ein wichtiger Effekt der WEG-Reform: Die Versammlung ist unabhängig von der Zahl der anwesenden Eigentümer beschlussfähig. Die früher übliche „Wiederholungsversammlung" wegen fehlenden Quorums entfällt damit. Das erhöht die Handlungsfähigkeit der Gemeinschaft, macht aber eine gute Information aller Eigentümer im Vorfeld umso wichtiger.

Welche Mehrheiten gelten?

• Einfache Mehrheit: Für die meisten Beschlüsse der laufenden Verwaltung genügt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen.
• Bauliche Veränderungen: Werden grundsätzlich mit einfacher Mehrheit beschlossen; wer die Maßnahme verlangt oder davon profitiert, trägt aber unter Umständen die Kosten (§ 21 WEG).
• Modernisierende Instandsetzung: Fällt unter die ordnungsgemäße Verwaltung.

Die genaue Kostenverteilung kann die Gemeinschaft per Beschluss anpassen – ein Bereich, der viel Konfliktpotenzial birgt und sorgfältige Formulierung erfordert.

Ablauf der Versammlung

1. Eröffnung und Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung.
2. Bericht der Verwaltung über das abgelaufene Wirtschaftsjahr.
3. Genehmigung der Jahresabrechnung und Entlastung der Verwaltung.
4. Beschluss über den Wirtschaftsplan für das kommende Jahr.
5. Weitere Tagesordnungspunkte (Instandhaltung, Aufträge, Verträge).
6. Verschiedenes – hier dürfen jedoch keine Beschlüsse zu nicht angekündigten Themen gefasst werden.

Das Protokoll

Über jeden Beschluss ist eine Niederschrift anzufertigen (§ 24 Abs. 6 WEG). Sie muss von der Verwaltung und in der Regel von einem Eigentümer sowie dem Verwaltungsbeirat unterschrieben werden. Die Beschlüsse sind zudem in die Beschluss-Sammlung aufzunehmen, die jederzeit einsehbar sein muss.

Die Rolle der Verwaltung

Eine professionelle Hausverwaltung sorgt für form- und fristgerechte Einladungen, bereitet Beschlussvorlagen sauber vor, moderiert sachlich und dokumentiert die Ergebnisse rechtssicher. Fehler bei Einladung, Beschlussformulierung oder Protokoll können zur Anfechtung von Beschlüssen führen – die Anfechtungsfrist beträgt einen Monat ab Beschlussfassung.

Fazit

Die Eigentümerversammlung lebt von guter Vorbereitung. Wer Fristen einhält, Beschlüsse klar formuliert und transparent protokolliert, schafft die Grundlage für eine funktionierende und konfliktarme Gemeinschaft.