Eigentümerversammlung: Ablauf, Fristen & Beschlussfassung (WEG)

Eigentümerversammlung: Ablauf, Fristen und Beschlussfassung in der WEG

Das Wichtigste in Kürze

• Die Einladung zur Eigentümerversammlung muss in Textform erfolgen, und die Einberufungsfrist soll mindestens drei Wochen betragen (§ 24 Abs. 4 WEG).
• Seit der WEG-Reform 2020 ist jede Eigentümerversammlung unabhängig von der Zahl der anwesenden oder vertretenen Eigentümer beschlussfähig - ein Quorum gibt es nicht mehr.
• Beschlüsse werden grundsätzlich mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst (§ 25 WEG); das gilt seit 2020 auch für bauliche Veränderungen (§ 20 WEG).
• Eine Anfechtungsklage gegen Beschlüsse muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben werden (§ 45 WEG).
• Seit dem 17. Oktober 2024 sind rein virtuelle Eigentümerversammlungen zulässig, wenn die Eigentümer dies mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen (§ 23 Abs. 1a WEG).

Warum entscheidet die Versammlung über Ihr ganzes Verwaltungsjahr?

Für Verwalter ist die Eigentümerversammlung der Moment, in dem sich zeigt, wie sauber das restliche Jahr gearbeitet wurde - und gleichzeitig die Weichenstellung für alles, was danach kommt. Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Erhaltungsmaßnahmen, Verwalterbestellung: Ohne wirksame Beschlüsse steht die Verwaltung still. Und jeder Formfehler bei Einladung, Durchführung oder Protokoll kann Monate später als Anfechtungsklage auf dem Schreibtisch landen.

Dazu kommt ein Problem, das man nicht unterschätzen sollte: Im Netz und in vielen Köpfen kursieren noch immer Rechtsstände von vor der WEG-Reform 2020 - von der Zwei-Wochen-Frist bis zum 50-Prozent-Quorum. Beides ist überholt. Sehen wir uns also den aktuellen Stand an, Schritt für Schritt vom Einladungsschreiben bis zur Beschlusssammlung.

Welche Fristen gelten für Einberufung und Einladung?

Die Kernnorm ist § 24 WEG. Der Verwalter beruft die Versammlung mindestens einmal im Jahr ein (§ 24 Abs. 1 WEG). Darüber hinaus muss er einberufen, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer dies in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen verlangt (§ 24 Abs. 2 WEG) - das gesetzliche Minderheitenrecht.

Für die Einladung selbst gilt seit der Reform:

• Textform genügt (§ 24 Abs. 4 Satz 1 WEG). Ein Brief ist nicht mehr zwingend; auch E-Mail oder die Bereitstellung über ein Portal sind zulässig, sofern der Zugang gesichert ist.
• Die Einberufungsfrist soll mindestens drei Wochen betragen (§ 24 Abs. 4 Satz 2 WEG) - nicht mehr zwei Wochen wie vor 2020. Nur in Fällen besonderer Dringlichkeit darf sie unterschritten werden.
• Die Frist ist eine Soll-Vorschrift: Eine zu kurze Ladung macht Beschlüsse nicht automatisch ungültig, sie macht sie aber anfechtbar, wenn sich der Fehler auf das Ergebnis ausgewirkt haben kann.
• Die Einladung muss die Tagesordnung enthalten, denn zur Gültigkeit eines Beschlusses ist erforderlich, dass der Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet ist (§ 23 Abs. 2 WEG). "Verschiedenes" trägt keine Beschlüsse.

Für die Praxis heißt das: Anträge von Eigentümern, die auf die Tagesordnung sollen, müssen so rechtzeitig beim Verwalter eingehen, dass sie noch in die fristgerechte Einladung passen. Ein interner Redaktionsschluss etwa vier Wochen vor dem Versammlungstermin hat sich bewährt.

Wie läuft die Eigentümerversammlung ab?

Der typische Ablauf aus Verwaltersicht - der Verwalter führt den Vorsitz, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt (§ 24 Abs. 5 WEG):

1. Teilnahme und Vollmachten prüfen. Die Versammlung ist nicht öffentlich; Vertreter müssen ihre Vollmacht nachweisen. Ein Blick in die Gemeinschaftsordnung lohnt sich, denn dort kann der Kreis zulässiger Vertreter eingeschränkt sein.
2. Versammlung eröffnen und Formalien feststellen. Ordnungsgemäße Ladung, Anwesenheitsliste, Stimmrechtsverhältnisse.
3. Tagesordnungspunkte abarbeiten. Vorstellung, Aussprache, gegebenenfalls Anpassung des Beschlussantrags.
4. Abstimmen und Ergebnis verkünden. Erst mit der Verkündung durch den Versammlungsleiter kommt der Beschluss zustande - ein Punkt, der in der Praxis gern schlampig behandelt wird und im Streitfall teuer werden kann.
5. Versammlung schließen, Protokoll erstellen, Beschlusssammlung fortschreiben.

Ein Detail für die Versammlungsleitung: Wer als Verwalter souverän durch strittige Tagesordnungspunkte führen will, sollte Beschlussanträge vorab ausformulieren. Über einen präzisen Antragstext lässt sich abstimmen - über eine Stimmungslage nicht.

Wann ist die Versammlung beschlussfähig?

Hier hat die WEG-Reform 2020 die größte praktische Änderung gebracht: Seit dem 1. Dezember 2020 ist die Eigentümerversammlung stets beschlussfähig - unabhängig davon, wie viele Eigentümer erschienen oder vertreten sind. Das frühere Erfordernis, dass mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile vertreten sein muss, wurde ersatzlos gestrichen. Wiederholungsversammlungen wegen fehlender Beschlussfähigkeit gehören damit der Vergangenheit an.

Die Kehrseite für Eigentümer ist offensichtlich: Wer nicht teilnimmt und keine Vollmacht erteilt, überlässt die Entscheidungen den Anwesenden - und sei es einer Handvoll. Als Verwalter sollten Sie in der Einladung durchaus darauf hinweisen. Das ist keine Belehrung, sondern Erwartungsmanagement.

Welche Mehrheiten braucht welcher Beschluss?

Grundregel des § 25 Abs. 1 WEG: Bei der Beschlussfassung entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Enthaltungen zählen nicht mit. Jeder Wohnungseigentümer hat nach dem gesetzlichen Kopfprinzip eine Stimme (§ 25 Abs. 2 WEG); die Gemeinschaftsordnung kann davon abweichen und etwa das Objekt- oder Wertprinzip vorsehen - werfen Sie also immer zuerst einen Blick in die Gemeinschaftsordnung.

Die wichtigsten Konstellationen im Überblick:

Wichtig als Merksatz: Das alte Bild "bauliche Veränderung = Einstimmigkeit" ist seit der Reform 2020 falsch - beschlossen wird mit einfacher Mehrheit, die Musik spielt bei der Kostenverteilung. Wer die Maßnahme nicht mitträgt, muss sie unter den Voraussetzungen des § 21 WEG auch nicht zwingend mitbezahlen. Hier liegt in der Praxis das eigentliche Konfliktpotenzial, und hier lohnt sorgfältige Beschlussvorbereitung.

Präsenz, hybrid oder virtuell - welche Versammlungsformen sind zulässig?

Seit dem 17. Oktober 2024 kennt das Gesetz drei Formate:

• Präsenzversammlung: der klassische Standard.
• Hybridversammlung: Präsenz vor Ort plus Online-Teilnahme zugeschalteter Eigentümer; die Online-Teilnahme kann die Gemeinschaft per einfachem Mehrheitsbeschluss ermöglichen (§ 23 Abs. 1 WEG).
• Rein virtuelle Versammlung (§ 23 Abs. 1a WEG): zulässig, wenn die Eigentümer dies mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen. Der Beschluss gilt für längstens drei Jahre und die virtuelle Versammlung muss hinsichtlich Teilnahme und Rechteausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein.

Eine Übergangsregel sollten Verwalter kennen: Wird der Virtuell-Beschluss vor dem 1. Januar 2028 gefasst, ist bis einschließlich 2028 trotzdem mindestens einmal jährlich eine Präsenzversammlung durchzuführen - es sei denn, die Eigentümer verzichten darauf durch einstimmigen Beschluss (§ 48 Abs. 6 WEG).

Daneben bleibt der Umlaufbeschluss nach § 23 Abs. 3 WEG ein nützliches Werkzeug für eilige oder unstrittige Einzelfragen zwischen den Versammlungen - mit der hohen Hürde der Allstimmigkeit, sofern nicht zuvor für den konkreten Gegenstand die einfache Mehrheit beschlossen wurde.

Marios Tipp: Wenn Ihre Gemeinschaft über virtuelle oder hybride Formate nachdenkt, dokumentieren Sie die Technik so sorgfältig wie die Beschlüsse selbst: eingesetztes System, Identitätsprüfung der Teilnehmer, Ablauf der Stimmabgabe, Umgang mit Verbindungsabbrüchen. Die Rechtsprechung stellt an diese Dokumentation zunehmend hohe Anforderungen - und im Anfechtungsprozess ist das Protokoll Ihr wichtigstes Beweismittel. Ein einmal erstellter Technik-Baustein für das Protokoll kostet eine Stunde und zahlt sich über Jahre aus.

Protokoll, Beschlusssammlung und Anfechtung

Über die gefassten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen (§ 24 Abs. 6 WEG). Sie ist vom Vorsitzenden, einem Wohnungseigentümer und - falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist - von dessen Vorsitzendem oder seinem Vertreter zu unterschreiben. Eine starre gesetzliche Frist für die Versendung gibt es nicht; "unverzüglich" heißt aber ohne schuldhaftes Zögern, und mit Blick auf die Anfechtungsfrist der Eigentümer sollte das Protokoll spätestens zwei bis drei Wochen nach der Versammlung vorliegen.

Zusätzlich ist eine Beschluss-Sammlung zu führen (§ 24 Abs. 7 WEG). Sie enthält den Wortlaut aller verkündeten Beschlüsse mit Ort und Datum sowie die Urteilsformeln einschlägiger Gerichtsentscheidungen - und ist damit das Gedächtnis der Gemeinschaft, gerade für Erwerber und neue Verwaltungen.

Für die Anfechtung gilt § 45 WEG: Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden. Die Frist läuft ab der Beschlussfassung - nicht ab Zugang des Protokolls. Zu unterscheiden ist die Anfechtbarkeit (Beschluss ist wirksam, bis ein Gericht ihn für ungültig erklärt) von der Nichtigkeit (Beschluss ist von Anfang an unwirksam, etwa mangels Beschlusskompetenz). Ob ein Formfehler tatsächlich zur Ungültigerklärung führt, hängt regelmäßig davon ab, ob er sich auf das Beschlussergebnis ausgewirkt haben kann - im Zweifel ist das eine Frage für den Fachanwalt, und das darf man auch ehrlich so sagen.

Checkliste für Verwalter: Die Versammlung rechtssicher durchführen

• Termin und Redaktionsschluss für Anträge frühzeitig festlegen
• Einladung in Textform mit vollständiger, hinreichend bestimmter Tagesordnung; Einberufungsfrist von mindestens drei Wochen einhalten und Zugang dokumentieren
• Beschlussanträge vorab ausformulieren, bei komplexen Maßnahmen inklusive Kostenverteilung nach § 21 WEG
• Vollmachten prüfen, Anwesenheits- und Stimmliste führen
• Jedes Abstimmungsergebnis ausdrücklich verkünden und protokollieren
• Protokoll zeitnah erstellen, Unterschriften nach § 24 Abs. 6 WEG einholen
• Beschluss-Sammlung fortlaufend pflegen
• Anfechtungsfrist im Blick behalten und Beschlussumsetzung erst danach in kritischen Fällen priorisieren, bei eilbedürftigen Maßnahmen dokumentiert abwägen

FAQ: Häufige Fragen zur Eigentümerversammlung

Welche Frist gilt für die Einladung zur Eigentümerversammlung?

Die Einberufung erfolgt in Textform, die Frist soll mindestens drei Wochen betragen (§ 24 Abs. 4 WEG). Nur bei besonderer Dringlichkeit darf sie unterschritten werden. Die frühere Zwei-Wochen-Frist gilt seit der WEG-Reform 2020 nicht mehr.

Wann ist eine Eigentümerversammlung beschlussfähig?

Immer. Seit dem 1. Dezember 2020 gibt es kein Quorum mehr; die Versammlung ist unabhängig von der Zahl der anwesenden oder vertretenen Eigentümer beschlussfähig.

Wie ist die Beschlussfassung nach WEG geregelt?

Es entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG), im gesetzlichen Regelfall nach dem Kopfprinzip mit einer Stimme je Eigentümer. Die Gemeinschaftsordnung kann ein abweichendes Stimmprinzip vorsehen. Für einzelne Gegenstände wie die Zulassung virtueller Versammlungen verlangt das Gesetz qualifizierte Mehrheiten.

Wie lange kann ein Beschluss der Eigentümerversammlung angefochten werden?

Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden (§ 45 WEG). Danach ist der Beschluss bestandskräftig, selbst wenn er fehlerhaft zustande kam - es sei denn, er ist nichtig.

Ist eine rein virtuelle Eigentümerversammlung erlaubt?

Ja, seit dem 17. Oktober 2024. Voraussetzung ist ein Beschluss mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen, der für längstens drei Jahre gilt (§ 23 Abs. 1a WEG). Bei einem Beschluss vor dem 1. Januar 2028 muss bis einschließlich 2028 dennoch jährlich mindestens eine Präsenzversammlung stattfinden, sofern die Eigentümer nicht einstimmig darauf verzichten.

Wie schnell müssen Beschlüsse umgesetzt werden?

Gefasste Beschlüsse sind für Verwalter bindend und grundsätzlich zügig umzusetzen. In der Praxis empfiehlt es sich, bei streitträchtigen Beschlüssen den Ablauf der einmonatigen Anfechtungsfrist im Blick zu behalten und die Dringlichkeit der Maßnahme dagegen abzuwägen.

Fazit: Formstrenge ist kein Selbstzweck

Die Eigentümerversammlung lebt von zwei Dingen: sauberer Vorbereitung und sauberer Dokumentation. Ich bin der Meinung, dass die WEG-Reform 2020 den Verwaltern das Leben in Summe leichter gemacht hat - keine geplatzten Versammlungen mehr mangels Quorum, Textform statt Briefpost, seit 2024 sogar virtuelle Formate. Im Gegenzug ist die Verantwortung gewachsen: Wenn eine Handvoll Anwesender wirksam für alle entscheidet, müssen Einladung, Tagesordnung und Protokoll umso präziser sitzen. Wer die Drei-Wochen-Frist, die Verkündung der Beschlüsse und die Monatsfrist des § 45 WEG verinnerlicht hat, hat die häufigsten Anfechtungsgründe bereits entschärft.

Quellen:

• § 23 WEG (Wohnungseigentümerversammlung, virtuelle Versammlung, Umlaufbeschluss)
• § 24 WEG (Einberufung, Vorsitz, Niederschrift, Beschluss-Sammlung)
• § 25 WEG (Beschlussfassung)
• § 20 WEG (Bauliche Veränderungen)
• Bundesministerium der Justiz: Informationsbroschüre "Die Wohnungseigentümerversammlung" zur WEG-Reform