Recht & Verträge

Verwaltervertrag

Vertrag zwischen Eigentümer bzw. WEG und Hausverwalter über Leistungsumfang, Vergütung und Laufzeit.

Verwaltervertrag: Definition, Inhalte und Laufzeit in der WEG

Ein Verwaltervertrag ist der Vertrag zwischen der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) und dem WEG-Verwalter, der Leistungsumfang, Vergütung und Laufzeit der Verwaltung regelt. Rechtlich handelt es sich um einen entgeltlichen Geschäftsbesorgungsvertrag im Sinne von § 675 BGB.

Das Wichtigste in Kürze

- Der Verwaltervertrag regelt das Vertragsverhältnis zwischen der Eigentümergemeinschaft und dem Verwalter, insbesondere Aufgaben, Vergütung und Laufzeit.

- Verwalterbestellung und Verwaltervertrag sind zwei getrennte Rechtsakte: Die Bestellung verleiht das Amt, der Vertrag regelt die Konditionen (Trennungstheorie).

- Die Bestellung des Verwalters ist nach § 26 Abs. 2 WEG auf höchstens 5 Jahre begrenzt, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums auf höchstens 3 Jahre.

- Der Verwalter kann seit der WEG-Reform 2020 jederzeit ohne wichtigen Grund abberufen werden; der Verwaltervertrag endet dann spätestens 6 Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG).

- Vertragspartner ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer als Verband, nicht der einzelne Eigentümer.

Was ist ein Verwaltervertrag?

Der Verwaltervertrag ist die vertragliche Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen einer Wohnungseigentümergemeinschaft und ihrer Hausverwaltung. Er legt fest, welche Leistungen der Verwalter erbringt, welche Vergütung er dafür erhält und wie lange die Zusammenarbeit dauert. Vertragspartner sind der Verwalter auf der einen und die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) als rechtsfähiger Verband auf der anderen Seite - die einzelnen Eigentümer werden nicht selbst Vertragspartei.

Eine gesetzliche Pflicht, den Vertrag schriftlich zu schließen, gibt es nicht. In der Praxis ist die Schriftform aber dringend zu empfehlen: Nur so lässt sich im Streitfall belegen, welche Leistungen vereinbart wurden. Ohne ausdrücklichen Verwaltervertrag hat der Verwalter lediglich die gesetzlichen Aufgaben und Befugnisse aus §§ 24, 27 und 28 WEG - für die Praxis ist das meist zu wenig.

Verwalterbestellung und Verwaltervertrag: Warum das zwei verschiedene Dinge sind

Wer sich mit dem Thema beschäftigt, stolpert schnell über die sogenannte Trennungstheorie. Sie besagt: Die Bestellung des Verwalters und der Abschluss des Verwaltervertrags sind zwei eigenständige Rechtsakte. Die Bestellung erfolgt durch Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung und verleiht dem Verwalter seine Organstellung - also das Amt. Der Verwaltervertrag ist dagegen rein schuldrechtlicher Natur und regelt die Konditionen der Zusammenarbeit.

Warum ist das wichtig? Weil beide Ebenen zeitlich auseinanderfallen können. Die folgende Übersicht zeigt die typischen Konstellationen:

Konstellation	Rechtsfolge
Bestellung und Vertrag enden gleichzeitig	Der Regelfall - das Amt und das Vertragsverhältnis enden zusammen.
Bestellung läuft aus, Vertrag besteht noch	Das Amt endet, der Vertrag muss gekündigt werden. Spätestens 6 Monate nach dem Ende der Bestellung endet in der Regel auch der Vertrag.
Vertrag läuft aus, Bestellung besteht noch	Der Verwalter bleibt im Amt. Für seine weitere Tätigkeit steht ihm die übliche Vergütung zu, die sich meist am ausgelaufenen Vertrag orientiert.

In der Praxis empfiehlt es sich, die Laufzeit des Verwaltervertrags an die Dauer der Bestellung zu koppeln. So endet der Vertrag automatisch mit dem Amt und die Gemeinschaft zahlt nicht für einen Verwalter, der gar nicht mehr bestellt ist.

[BILD: Zeitstrahl-Grafik, die Bestellung und Verwaltervertrag als zwei parallele Ebenen zeigt, inklusive der 6-Monats-Frist nach Abberufung | ALT: Zeitstrahl zur Trennung von Verwalterbestellung und Verwaltervertrag in der WEG mit 6-Monats-Frist nach § 26 Abs. 3 WEG]

Was muss in einem Verwaltervertrag stehen?

Ein durchdachter Verwaltervertrag enthält üblicherweise folgende Punkte:

Genaue Bezeichnung der Vertragsparteien (Verwalter und GdWE) und der Liegenschaft
Beginn, Laufzeit und Beendigung des Vertrags inklusive Kündigungsfristen
Leistungskatalog: Welche Aufgaben sind mit der Grundvergütung abgegolten?
Höhe der Vergütung sowie Regelungen zu Sondervergütungen (bspw. für die Begleitung großer Sanierungen oder zusätzliche Eigentümerversammlungen)
Vollmachten und deren Grenzen, etwa eine betragsmäßige Begrenzung der Verfügungsbefugnis über Gemeinschaftsgelder
Pflicht zum Abschluss einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung
Regelungen zur Herausgabe der Verwaltungsunterlagen nach Vertragsende

Gerade der Leistungskatalog verdient Aufmerksamkeit. Denn hier entscheidet sich, welche Leistungen im Grundhonorar enthalten sind und wofür Sondervergütungen anfallen. Ein zu grob gefasster Katalog führt später eben genau zu den Diskussionen, die ein guter Vertrag verhindern soll. Viele Verbände stellen ausgewogene Musterverträge zur Verfügung, die als Ausgangspunkt dienen können - eine Anpassung an die konkrete Gemeinschaft ersetzt das allerdings nicht.

Wie lange darf ein Verwaltervertrag laufen?

Die zeitliche Grenze ergibt sich mittelbar aus der Bestellung: Nach § 26 Abs. 2 WEG kann der Verwalter auf höchstens 5 Jahre bestellt werden, bei der ersten Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum auf höchstens 3 Jahre. Die kürzere Frist für die Erstbestellung schützt die Erwerber in Neubauanlagen davor, langfristig an einen vom Bauträger eingesetzten Verwalter gebunden zu sein.

Eine wiederholte Bestellung ist zulässig. Der Beschluss darüber kann laut § 26 Abs. 2 Satz 2 WEG frühestens ein Jahr vor Ablauf der laufenden Bestellungszeit gefasst werden. Mit der Wiederbestellung sollte auch der Verwaltervertrag erneuert oder verlängert werden - ein guter Anlass, Konditionen und Leistungskatalog auf den Prüfstand zu stellen.

Kündigung und Abberufung: Was gilt seit der WEG-Reform 2020?

Die WEG-Reform 2020 hat die Position der Eigentümer deutlich gestärkt. Der Verwalter kann nach § 26 Abs. 3 WEG jederzeit und ohne wichtigen Grund durch einfachen Mehrheitsbeschluss abberufen werden. Ein Vertrag mit dem Verwalter endet dann kraft Gesetzes spätestens 6 Monate nach der Abberufung - unabhängig davon, welche Restlaufzeit im Vertrag vereinbart war. Von diesen Regeln darf laut § 26 Abs. 5 WEG nicht abgewichen werden, auch nicht durch die Gemeinschaftsordnung.

Umgekehrt kann auch der Verwalter den Vertrag unter Einhaltung der vereinbarten Fristen kündigen oder sein Amt niederlegen. Wichtig für die Praxis: Wer die Verwaltung wechseln will, sollte frühzeitig mit der Suche beginnen. Für die Einholung und den Vergleich von Angeboten sind erfahrungsgemäß drei bis vier Monate einzuplanen, bei schwierigen Gemeinschaften eher ein halbes Jahr.

Abgrenzung: WEG-Verwaltervertrag und Mietverwaltungsvertrag

Der WEG-Verwaltervertrag ist nicht zu verwechseln mit dem Mietverwaltungsvertrag. Beim WEG-Verwaltervertrag beauftragt die Eigentümergemeinschaft den Verwalter mit der Verwaltung des Gemeinschaftseigentums. Beim Mietverwaltungsvertrag beauftragt dagegen ein einzelner Eigentümer eine Verwaltung mit der Betreuung seiner vermieteten Einheit - etwa Mietinkasso, Nebenkostenabrechnung und Mieterkommunikation. Hier gelten die Sonderregeln des § 26 WEG nicht: Läuft der Mietverwaltungsvertrag aus, endet damit zugleich das Verwalteramt. Wer eine vermietete Eigentumswohnung besitzt, hat es deshalb häufig mit zwei getrennten Verträgen zu tun.

Häufige Fragen zum Verwaltervertrag

Ist ein Verwaltervertrag zwingend notwendig?

Gesetzlich vorgeschrieben ist er nicht - die Bestellung allein verleiht dem Verwalter bereits seine gesetzlichen Befugnisse. Ein schriftlicher Vertrag ist aber dringend zu empfehlen, weil erst er Leistungsumfang, Vergütung und Haftungsfragen verbindlich regelt. Jeder Wohnungseigentümer kann im Übrigen nach § 18 Abs. 2 WEG eine ordnungsmäßige Verwaltung verlangen; unter den Voraussetzungen des § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG gehört dazu auch die Bestellung eines zertifizierten Verwalters.

Wer unterschreibt den Verwaltervertrag?

Der Vertrag kommt durch den Mehrheitsbeschluss der Eigentümer und die Annahme durch den Verwalter zustande. Gegenüber dem Verwalter vertritt nach § 9b Abs. 2 WEG der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats die Gemeinschaft - oder ein durch Beschluss dazu ermächtigter Wohnungseigentümer. Die Unterschrift dient in erster Linie Beweiszwecken.

Was passiert, wenn der Verwaltervertrag ausläuft und kein neuer Verwalter gefunden ist?

Läuft nur der Vertrag aus, bleibt der Verwalter im Amt, solange seine Bestellung fortbesteht, und erhält die übliche Vergütung. Endet auch die Bestellung, ist die Gemeinschaft verwalterlos. Dann kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder sein Stellvertreter nach § 24 Abs. 3 WEG eine Eigentümerversammlung einberufen, um einen neuen Verwalter zu bestellen.

Kann die Vergütung während der Laufzeit erhöht werden?

Nur mit Zustimmung beider Seiten. Einseitig kann der Verwalter sein Honorar nicht anheben. In der Praxis enthalten viele Verträge Anpassungs- oder Indexklauseln; ob diese im Einzelfall wirksam sind, hängt von ihrer konkreten Ausgestaltung ab.

Fazit

Der Verwaltervertrag ist letztlich das Fundament der Zusammenarbeit zwischen Eigentümergemeinschaft und Verwaltung - und wird trotzdem oft stiefmütterlich behandelt. Ich bin der Meinung, dass sich der Aufwand für einen sauber ausgehandelten Vertrag mit klarem Leistungskatalog immer auszahlt: Er verhindert Streit über Sondervergütungen, sichert die Gemeinschaft beim Verwalterwechsel ab und schafft für beide Seiten Planungssicherheit. Wer nur einen Mustervertrag ungeprüft unterschreibt, verschenkt genau diese Chance.

Quellen

Autor: Mario