Hausverwaltung

Hausverwaltung - Definition, Aufgaben und Kosten einfach erklärt

Eine Hausverwaltung übernimmt im Auftrag von Eigentümern die kaufmännische, technische und rechtliche Betreuung von Immobilien. Je nach Auftrag verwaltet sie das Gemeinschaftseigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG-Verwaltung), ein komplettes Mietshaus (Mietverwaltung) oder einzelne vermietete Eigentumswohnungen (Sondereigentumsverwaltung).

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Hausverwaltung betreut Immobilien kaufmännisch, technisch und rechtlich - von der Abrechnung über die Instandhaltung bis zur Eigentümerversammlung.
• Es gibt drei Arten: WEG-Verwaltung, Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung, jeweils mit eigener rechtlicher Grundlage und eigenem Aufgabenprofil.
• Die WEG-Verwaltung ist im Wohnungseigentumsgesetz geregelt: Der Verwalter wird per Beschluss für höchstens fünf Jahre bestellt und kann jederzeit abberufen werden (§ 26 WEG).
• Als Richtwert kostet eine WEG-Verwaltung etwa 20 bis 30 Euro netto pro Einheit und Monat, Miet- und Sondereigentumsverwaltung liegen darüber.
• Wohnungseigentümer können grundsätzlich die Bestellung eines zertifizierten Verwalters mit IHK-Prüfung verlangen (§ 26a WEG).

Was ist eine Hausverwaltung?

Eine Hausverwaltung (auch Immobilienverwaltung) ist ein Dienstleister, der Wohn- oder Gewerbeimmobilien im Auftrag der Eigentümer betreut. Ziel ist es, den Wert der Immobilie zu erhalten, den laufenden Betrieb zu organisieren und die Eigentümer von Verwaltungsaufwand zu entlasten. Dazu gehören eben nicht nur einzelne Handgriffe, sondern die dauerhafte Gesamtverantwortung: Buchhaltung, Abrechnungen, Vertragsmanagement, Koordination von Handwerkern und die Kommunikation mit Mietern, Eigentümern, Versicherungen und Behörden.

Wichtig zur Abgrenzung: Wer nur einzelne Aufgaben wie Hausmeisterdienste übernimmt oder als Makler Wohnungen vermittelt, ist keine Hausverwaltung. Auch der Verwaltungsbeirat einer WEG ist keine Hausverwaltung, sondern ein Kontroll- und Bindeglied aus den Reihen der Eigentümer (§ 29 WEG).

Welche Aufgaben übernimmt eine Hausverwaltung?

Eine Hausverwaltung sorgt dafür, dass eine Immobilie wirtschaftlich, technisch und rechtlich einwandfrei läuft. Die konkreten Aufgaben ergeben sich aus dem Verwaltervertrag und - bei der WEG-Verwaltung - aus dem Wohnungseigentumsgesetz. Sie lassen sich in drei Bereiche gliedern.

Kaufmännische Aufgaben

Die Verwaltung erstellt den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung (bei der WEG nach § 28 WEG), verwaltet Hausgeld- bzw. Mietzahlungen, führt die Konten, bildet Rücklagen und mahnt offene Forderungen an. Bei Mietobjekten kommt die jährliche Betriebskostenabrechnung für die Mieter hinzu.

Technische Aufgaben

Hierzu zählen die laufende Instandhaltung und Instandsetzung, die Beauftragung und Kontrolle von Handwerkern, Hausmeister- und Reinigungsdiensten, das Notfallmanagement (bspw. beim Wasserrohrbruch am Wochenende) sowie die Begleitung größerer Sanierungen und Modernisierungen.

Rechtliche und organisatorische Aufgaben

Die WEG-Verwaltung beruft mindestens einmal jährlich die Eigentümerversammlung ein, führt sie durch, protokolliert die Beschlüsse und setzt sie um (§§ 24 ff. WEG). Seit der WEG-Reform 2020 vertritt der Verwalter die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zudem gerichtlich und außergerichtlich nach außen. Seine Aufgaben und Befugnisse im Innenverhältnis regelt § 27 WEG: Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung darf er eigenständig treffen, für größere Entscheidungen braucht er einen Beschluss der Eigentümer.

Welche Arten der Hausverwaltung gibt es?

Es gibt drei Arten der Immobilienverwaltung, die sich in Auftraggeber, Rechtsgrundlage und Aufgaben unterscheiden:

In der Praxis übernimmt häufig dieselbe Firma mehrere Rollen - etwa die WEG-Verwaltung für das Gesamtobjekt und zusätzlich die Sondereigentumsverwaltung für einzelne vermietete Wohnungen. Rechtlich bleiben es aber getrennte Aufträge mit getrennter Vergütung.

Was kostet eine Hausverwaltung?

Als Richtwert liegt die Vergütung einer WEG-Verwaltung in Deutschland bei etwa 20 bis 30 Euro netto pro Einheit und Monat. Für die Mietverwaltung sind rund 25 bis 35 Euro üblich, für die Sondereigentumsverwaltung etwa 30 bis 50 Euro pro Einheit und Monat. Sonderleistungen wie außerordentliche Eigentümerversammlungen, die Begleitung großer Sanierungen oder Neuvermietungen werden in der Regel gesondert vergütet.

Die tatsächlichen Kosten hängen von mehreren Faktoren ab: der Art der Verwaltung, der Anzahl der Einheiten (je mehr Einheiten, desto günstiger der Preis pro Einheit), der Lage (Ballungsräume sind teurer), dem Zustand des Objekts und dem vereinbarten Leistungsumfang. Kleine Gemeinschaften mit wenigen Einheiten zahlen pro Einheit spürbar mehr - oder finden mitunter gar keinen Verwalter, weil sich der Aufwand für professionelle Verwaltungen kaum rechnet.

Rechtliche Grundlagen: Bestellung, Abberufung, zertifizierter Verwalter

Für die WEG-Verwaltung gelten klare gesetzliche Regeln:

• Bestellung: Über Bestellung und Abberufung des Verwalters beschließen die Wohnungseigentümer mit einfacher Mehrheit (§ 26 WEG). Die Bestellung ist auf höchstens fünf Jahre begrenzt, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums auf höchstens drei Jahre.
• Abberufung: Der Verwalter kann jederzeit und ohne wichtigen Grund abberufen werden. Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG). Abweichende Vereinbarungen sind unzulässig.
• Zertifizierter Verwalter: Die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gehört grundsätzlich zur ordnungsgemäßen Verwaltung - jeder einzelne Wohnungseigentümer kann sie verlangen. Zertifizierter Verwalter ist, wer vor einer Industrie- und Handelskammer die notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse nachgewiesen hat (§ 26a WEG). Für sehr kleine Gemeinschaften gelten Ausnahmen.

Für Miet- und Sondereigentumsverwaltung gibt es dagegen keine speziellen gesetzlichen Vorgaben. Hier zählt allein der Verwaltervertrag - er sollte Leistungsumfang, Vergütung, Laufzeit, Kündigungsfristen und den Nachweis einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung eindeutig regeln.

Muss eine WEG überhaupt einen Verwalter haben?

Eine gesetzliche Pflicht, eine externe Hausverwaltung zu beauftragen, besteht nicht - kleine Gemeinschaften und private Vermieter können die Verwaltung durchaus selbst übernehmen. In der WEG gilt allerdings: Verlangt auch nur ein Eigentümer die Bestellung eines Verwalters, entspricht dies in aller Regel ordnungsgemäßer Verwaltung und muss umgesetzt werden. In der Praxis führt also schon eine einzelne Stimme zur Verwalterbestellung.

Die Selbstverwaltung spart Kosten, setzt aber fundierte Kenntnisse in WEG-Recht, Mietrecht und Buchhaltung sowie viel Zeit voraus. Wer sie erwägt, sollte ehrlich prüfen, ob Wissen, Zeit und das Vertrauen innerhalb der Gemeinschaft dafür reichen - gerade die Jahresabrechnung nach den Vorgaben des WEG ist kein Nebenbei-Projekt.

Woran erkennt man eine gute Hausverwaltung?

Für den Beruf des Hausverwalters gibt es keine vorgeschriebene Ausbildung - umso wichtiger ist die eigene Prüfung. Gute Anhaltspunkte sind: eine einschlägige Qualifikation (bspw. Immobilienkaufmann, Immobilienfachwirt oder die Zertifizierung nach § 26a WEG), Mitgliedschaft in einem Berufsverband wie dem VDIV, nachprüfbare Referenzen, eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung, transparente Preise, feste Ansprechpartner und nachvollziehbare Abrechnungen. Ein ausgewogener Verwaltervertrag ohne versteckte Sondervergütungen rundet das Bild ab.

Häufige Fragen zur Hausverwaltung

Was genau macht eine Hausverwaltung?

Eine Hausverwaltung betreut Immobilien im Auftrag der Eigentümer: Sie erstellt Abrechnungen und Wirtschaftspläne, verwaltet Zahlungen, organisiert Instandhaltung und Handwerker, führt Eigentümerversammlungen durch und vertritt die Eigentümer gegenüber Mietern, Dienstleistern und Behörden.

Was kostet eine Hausverwaltung pro Monat?

Als Richtwert kostet eine WEG-Verwaltung etwa 20 bis 30 Euro netto pro Einheit und Monat, eine Mietverwaltung rund 25 bis 35 Euro und eine Sondereigentumsverwaltung etwa 30 bis 50 Euro. Sonderleistungen werden zusätzlich vergütet.

Wer zahlt die Hausverwaltung - Mieter oder Vermieter?

Die Kosten der Hausverwaltung trägt der Eigentümer bzw. die Eigentümergemeinschaft. Verwaltungskosten sind keine umlagefähigen Betriebskosten und dürfen daher nicht auf Mieter umgelegt werden. In der WEG zahlen die Eigentümer die Verwaltervergütung über das Hausgeld.

Wer ist zuständig - Hausverwaltung oder Vermieter?

Das hängt vom Auftrag ab. Bei einer beauftragten Mietverwaltung ist die Hausverwaltung der Ansprechpartner des Mieters, handelt aber im Namen des Vermieters. Die WEG-Verwaltung ist dagegen nur für das Gemeinschaftseigentum zuständig - für das Mietverhältnis in einer einzelnen Wohnung bleibt der vermietende Eigentümer (oder dessen Sondereigentumsverwaltung) verantwortlich.

Kann man die Hausverwaltung selbst übernehmen?

Ja, sowohl private Vermieter als auch Eigentümergemeinschaften dürfen sich selbst verwalten. In der WEG kann allerdings jeder Eigentümer die Bestellung eines (zertifizierten) Verwalters verlangen. Selbstverwaltung erfordert Zeit sowie Kenntnisse in Recht und Buchhaltung.

Was sind die Nachteile einer Hausverwaltung?

Laufende Kosten, Abhängigkeit von der Qualität des Dienstleisters und eingeschränkter Einfluss auf Alltagsentscheidungen. Eine schlecht arbeitende Verwaltung lässt sich während der Vertragslaufzeit nur mit Aufwand wechseln - in der WEG immerhin durch jederzeitige Abberufung per Mehrheitsbeschluss.

Fazit

Im Grunde ist die Hausverwaltung das operative Rückgrat einer Immobilie: Sie hält Werte, Finanzen und Abläufe zusammen. Ich bin der Meinung, dass sich eine professionelle Verwaltung für die allermeisten Eigentümergemeinschaften und für Vermieter mit mehreren Einheiten klar bezahlt macht - entscheidend ist aber die sorgfältige Auswahl und ein sauber formulierter Verwaltervertrag. Wer hier vor der Beauftragung genau hinschaut, spart sich später viel Ärger.

Quellen

• § 26 WEG - Bestellung und Abberufung des Verwalters
• § 26a WEG - Zertifizierter Verwalter
• § 27 WEG - Aufgaben und Befugnisse des Verwalters
• § 29 WEG - Verwaltungsbeirat