Mietinkasso: Rechtliche Vorgaben, Pflichten & Fristen für Verwalter

Mietinkasso - rechtliche Vorgaben, Pflichten und Fristen

Das Wichtigste in Kürze

- Die Miete ist nach § 556b BGB zu Beginn des Monats fällig, spätestens am dritten Werktag. Da der Zahlungstermin kalendermäßig bestimmt ist, gerät der Mieter ohne gesonderte Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB).

- Eine fristlose Kündigung ist nach § 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB möglich, wenn der Mieter an zwei aufeinanderfolgenden Terminen mit mehr als einer Monatsmiete oder über einen längeren Zeitraum mit zwei Monatsmieten in Verzug ist.

- Die Schonfristzahlung nach § 569 Abs. 3 Nr. 2 BGB heilt nur die fristlose Kündigung - eine hilfsweise erklärte ordentliche Kündigung bleibt nach ständiger BGH-Rechtsprechung wirksam.

- Mietforderungen verjähren in drei Jahren ab dem Ende des Entstehungsjahres (§§ 195, 199 BGB); titulierte Forderungen sind 30 Jahre vollstreckbar.

- Gewerbliche Inkassodienstleister benötigen eine Registrierung nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG); die Verwaltung zieht Mieten dagegen als Vertreterin des Eigentümers ein.

Die Miete bleibt aus - welche Regeln gelten jetzt für Sie als Verwalter?

Der dritte Werktag ist verstrichen, die Miete fehlt. Ab diesem Moment bewegen Sie sich als Verwalter in einem dicht geregelten Rechtsrahmen: Verzug, Mahnung, Abmahnung, Kündigungsschwellen, Schonfrist, Verjährung - jede Stufe hat ihre eigenen Voraussetzungen, und formale Fehler können Sie Monate kosten. Die gute Nachricht: Die Regeln sind klar, wenn man sie einmal sortiert hat. Genau das tun wir in diesem Beitrag - Schritt für Schritt, von der Fälligkeit bis zur Räumungsklage.

Ab wann ist der Mieter im Zahlungsverzug?

Der Mieter gerät bei der Wohnraummiete automatisch in Verzug, sobald die Miete bei Fälligkeit nicht gezahlt ist - eine Mahnung ist dafür nicht erforderlich. Das ergibt sich aus dem Zusammenspiel zweier Normen: § 556b Abs. 1 BGB bestimmt, dass die Miete zu Beginn, spätestens bis zum dritten Werktag der vereinbarten Zeitabschnitte zu entrichten ist. Und weil die Leistungszeit damit nach dem Kalender bestimmt ist, tritt der Verzug nach § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB ohne Mahnung ein.

Zwei Details sind praxisrelevant: Erstens genügt es nach der BGH-Rechtsprechung zur Rechtzeitigkeit im Wohnraummietrecht, wenn der Mieter den Überweisungsauftrag bis zum dritten Werktag erteilt - der Geldeingang darf später erfolgen. Zweitens löst der Verzug automatisch Verzugszinsen aus (§ 288 BGB: fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Verbrauchern). Der Mieter ist bei ausbleibender Mietzahlung auch ohne Mahnung in Verzug - die Mahnung hat vor allem dokumentarische und taktische Funktion.

Mahnung und Abmahnung - was ist Pflicht, was ist Taktik?

Rechtlich ist die Mahnung bei der Miete also keine Verzugsvoraussetzung. Trotzdem gehört sie in jeden professionellen Prozess: Sie dokumentiert den Rückstand, klärt Missverständnisse (Bankwechsel, fehlgeleitete Zahlung, Streit über Mängel) und schafft die Kommunikationsgrundlage für alles Weitere. Üblich ist ein abgestuftes Vorgehen - Zahlungserinnerung, dann eine förmliche Mahnung mit Fristsetzung und konkreter Bezifferung des Rückstands.

Davon zu unterscheiden ist die Abmahnung: Sie rügt die Vertragsverletzung und kündigt Konsequenzen an. Für die fristlose Kündigung wegen Zahlungsverzugs ist eine vorherige Abmahnung nicht erforderlich - bei anderen Pflichtverletzungen dagegen regelmäßig schon. Wichtig für Ihre Praxis: Jede Mahnstufe gehört mit Datum, Betrag und Zugangsnachweis in die Akte. Ohne saubere Rückstandsaufstellung wird jede spätere Kündigung angreifbar.

Marios Tipp

Ich empfehle, in jeder Mahnung den Rückstand exakt aufzuschlüsseln: Monat für Monat, getrennt nach Grundmiete und Vorauszahlungen, mit Zwischensumme. Das wirkt pedantisch, zahlt sich aber doppelt aus - der Mieter kann die Forderung nachvollziehen, und im Kündigungs- oder Klagefall liegt die Aufstellung fertig vor, statt unter Zeitdruck rekonstruiert werden zu müssen.

Die wichtigsten Fristen im Überblick

Fassen wir die zentralen Fristen des Mietinkassos in einer Übersicht zusammen - jede Zeile ist eine eigenständige, zitierfähige Regel:

Fristlose und ordentliche Kündigung wegen Mietrückstands

Sehen wir uns die Kündigungsschwellen genauer an. Nach § 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB liegt ein wichtiger Grund zur fristlosen Kündigung in zwei Fallgruppen vor:

• Variante a: Der Mieter ist an zwei aufeinanderfolgenden Terminen mit der Miete oder einem nicht unerheblichen Teil in Verzug. Als nicht unerheblich gilt bei der Wohnraummiete ein Rückstand, der eine Monatsmiete übersteigt (§ 569 Abs. 3 Nr. 1 BGB).
• Variante b: Der Rückstand erstreckt sich über mehr als zwei Termine und erreicht insgesamt die Höhe von zwei Monatsmieten.

Maßgeblich ist dabei die Bruttomiete, also Grundmiete plus Vorauszahlungen. In der Praxis wird die fristlose Kündigung fast immer mit einer hilfsweisen ordentlichen Kündigung nach § 573 Abs. 2 Nr. 1 BGB kombiniert - und genau hier liegt der Punkt, den viele Mieter (und manche Verwalter) unterschätzen.

Denn die Schonfristzahlung nach § 569 Abs. 3 Nr. 2 BGB - der vollständige Ausgleich des Rückstands binnen zwei Monaten nach Rechtshängigkeit der Räumungsklage bzw. die Verpflichtungserklärung einer öffentlichen Stelle - macht nur die fristlose Kündigung unwirksam. Nach ständiger Rechtsprechung des BGH lässt die Schonfristzahlung eine hilfsweise erklärte ordentliche Kündigung unberührt - das Mietverhältnis kann also trotz Nachzahlung enden (u. a. BGH, Urteil vom 13.10.2021, VIII ZR 91/20; Urteil vom 05.10.2022, VIII ZR 307/21; zuletzt bestätigt 2025). Der BGH begründet das mit dem eindeutigen Willen des Gesetzgebers, die Heilungswirkung auf die fristlose Kündigung zu beschränken. Für Sie als Verwalter heißt das: Die Kombination aus fristloser und hilfsweiser ordentlicher Kündigung ist der rechtssichere Standard - eine reine fristlose Kündigung verschenkt Position.

Ehrlicherweise gehört dazu: Die Formulierung einer Kündigung wegen Zahlungsverzugs ist Anwaltssache. Fehler bei der Rückstandsberechnung, beim Zugang oder bei der Begründung machen die Kündigung angreifbar - hier zu sparen, ist an der falschen Stelle gespart.

Der gerichtliche Weg: Mahnbescheid, Vollstreckungsbescheid, Räumungsklage

Zahlt der Mieter trotz Mahnung nicht, stehen zwei Wege offen. Für die reine Geldforderung bietet sich das gerichtliche Mahnverfahren an: Beim zuständigen Mahngericht wird - heute regelmäßig online - der Erlass eines Mahnbescheids beantragt. Widerspricht der Mieter nicht, folgt der Vollstreckungsbescheid, aus dem 30 Jahre lang vollstreckt werden kann. Der Antrag auf Erlass des Mahnbescheids hemmt zudem die Verjährung (§ 204 BGB) - das ist bei Altforderungen oft der entscheidende Rettungsanker vor dem Jahresende.

Soll das Mietverhältnis beendet werden, führt der Weg über die Kündigung zur Räumungsklage vor dem Amtsgericht. Die Verfahrensdauer variiert je nach Gericht erheblich; von der Klageerhebung bis zur vollzogenen Räumung vergehen in der Praxis häufig mehrere Monate bis über ein Jahr. Umso wichtiger ist es, die Kündigungsvoraussetzungen sauber zu dokumentieren und das Verfahren nicht durch Formfehler zu verlängern.

Wer darf das Inkasso betreiben? RDG, Verwaltervollmacht und externe Dienstleister

Die Einziehung fremder Forderungen als eigenständiges Geschäft ist eine Rechtsdienstleistung. Gewerbliche Inkassodienstleister benötigen deshalb eine Registrierung nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG); die wesentlichen Bestimmungen dazu hat das Bundesministerium der Justiz zusammengefasst. Ob ein Anbieter registriert ist, prüfen Sie im öffentlichen Rechtsdienstleistungsregister - ein fehlender Eintrag ist ein klares Ausschlusskriterium.

Für Sie als Verwaltung gilt: Der laufende Einzug der Mieten im Namen und für Rechnung des Eigentümers ist Teil der Verwaltertätigkeit und kein registrierungspflichtiges Inkassogeschäft. Die Grenze wird dort relevant, wo Forderungen abgetreten oder als fremdes Geschäft eigenständig beigetrieben werden sollen - spätestens dann gehören Anwalt oder registrierter Inkassodienstleister ins Boot. Seit dem 1. Oktober 2021 gelten zudem verschärfte Regeln für Inkassokosten, die insbesondere bei kleinen Forderungen für verhältnismäßige Gebühren sorgen sollen; die Kosten trägt bei berechtigter Forderung grundsätzlich der säumige Schuldner.

Kosten und Datenschutz im Mietinkasso

Zur Kostenseite gehört mehr als die Inkassogebühr: Verzugszinsen, Mahnkosten in nachweisbarer Höhe, Gerichts- und Anwaltskosten - all das kann dem Mieter als Verzugsschaden in Rechnung gestellt werden, muss aber nachvollziehbar beziffert sein. Pauschale "Bearbeitungsgebühren" ohne Grundlage halten einer Prüfung nicht stand.

Beim Datenschutz gilt: Zahlungsdaten sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Die Weitergabe an einen Inkassodienstleister ist zur Durchsetzung berechtigter Forderungen zulässig, aber auf das Erforderliche zu beschränken - Forderungsgrund, Höhe, Kontaktdaten, Zahlungsverlauf. Interne Zugriffsrechte auf Mietkonten sollten geregelt und dokumentiert sein, gerade in größeren Verwaltungen.

Checkliste: Rechtssicher vorgehen bei Mietrückstand

1. Rückstand taggenau feststellen und aufschlüsseln (Grundmiete, Vorauszahlungen, Monat).
2. Zahlungserinnerung versenden, Ursache klären und Ergebnis dokumentieren.
3. Förmliche Mahnung mit Fristsetzung und vollständiger Rückstandsaufstellung nachfassen.
4. Kündigungsschwellen nach § 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB prüfen (Bruttomiete zugrunde legen).
5. Bei Kündigung: fristlos und hilfsweise ordentlich kündigen - anwaltlich formulieren lassen.
6. Geldforderung parallel sichern: gerichtliches Mahnverfahren prüfen, Verjährung im Blick behalten (Stichtag 31.12.).
7. Bei Schonfristzahlung: ordentliche Kündigung weiterverfolgen, Räumungsprozess nicht vorschnell beenden.
8. Jede Stufe mit Datum, Beträgen und Zugangsnachweisen dokumentieren.

Marios Tipp

Nach meiner Einschätzung ist der 31. Dezember der wichtigste Termin im Forderungsmanagement: Zum Jahresende verjähren alle Mietforderungen aus dem drittletzten Jahr. Es hat sich bewährt, im Herbst systematisch alle Altrückstände durchzugehen und bei relevanten Beträgen rechtzeitig einen Mahnbescheid zu beantragen - der Antrag hemmt die Verjährung, muss aber vor Fristablauf beim Mahngericht eingehen.

FAQ: Häufige Fragen zu Recht und Fristen im Mietinkasso

Ab wann ist der Mieter mit der Miete in Verzug?

Mit Ablauf des dritten Werktags des Monats, für den die Miete geschuldet ist (§ 556b Abs. 1 BGB). Eine Mahnung ist nicht erforderlich, weil der Zahlungstermin kalendermäßig bestimmt ist (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB).

Wie viele Mahnungen sind vor der Kündigung nötig?

Rechtlich ist für die fristlose Kündigung wegen Zahlungsverzugs weder eine Mahnung noch eine Abmahnung Voraussetzung - entscheidend sind allein die Rückstandsschwellen des § 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB. In der Praxis ist ein dokumentierter Mahnlauf trotzdem dringend zu empfehlen.

Wann ist eine fristlose Kündigung wegen Mietrückstands möglich?

Wenn der Mieter an zwei aufeinanderfolgenden Terminen mit mehr als einer Monatsmiete in Verzug ist oder sich über einen längeren Zeitraum ein Rückstand von zwei Monatsmieten aufgebaut hat (§ 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB, gerechnet nach der Bruttomiete).

Kann der Mieter die Kündigung durch Nachzahlung abwenden?

Nur die fristlose Kündigung: Zahlt der Mieter den vollständigen Rückstand binnen zwei Monaten nach Rechtshängigkeit der Räumungsklage, wird sie unwirksam (§ 569 Abs. 3 Nr. 2 BGB). Eine hilfsweise erklärte ordentliche Kündigung bleibt nach der BGH-Rechtsprechung davon unberührt.

Wie lange können Mietschulden geltend gemacht werden?

Drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist (§§ 195, 199 BGB). Klage oder gerichtlicher Mahnbescheid hemmen die Verjährung; ein Titel (z. B. Vollstreckungsbescheid) ist 30 Jahre vollstreckbar.

Darf die Hausverwaltung selbst Inkasso betreiben?

Der Einzug der Mieten im Namen des Eigentümers ist Teil der Verwaltertätigkeit. Die eigenständige, gewerbliche Beitreibung fremder Forderungen ist dagegen eine registrierungspflichtige Rechtsdienstleistung nach dem RDG und gehört in die Hände registrierter Dienstleister oder eines Anwalts.

Fazit: Formstrenge ist hier kein Selbstzweck

Das Mietinkasso ist rechtlich eng getaktet - vom automatischen Verzug am dritten Werktag über die präzisen Kündigungsschwellen bis zur Schonfrist. Ich bin der Meinung, dass gerade diese Formstrenge dem Verwalter in die Karten spielt: Wer die Fristen kennt, sauber dokumentiert und bei der Kündigung konsequent zweigleisig fährt, setzt Forderungen durch, ohne sich angreifbar zu machen. Die meisten verlorenen Räumungsprozesse scheitern nicht am Recht, sondern an lückenhafter Dokumentation und Formfehlern. Und wo es um die Kündigung selbst geht, gilt: Das ist Anwaltssache - Ihre Aufgabe ist die belastbare Akte, die der Anwalt dann nur noch aufgreifen muss.

Quellen:

• § 556b BGB - Fälligkeit der Miete (gesetze-im-internet.de)
• § 286 BGB - Verzug des Schuldners (gesetze-im-internet.de)
• § 195 BGB - Regelmäßige Verjährungsfrist (gesetze-im-internet.de)
• § 199 BGB - Beginn der regelmäßigen Verjährungsfrist (gesetze-im-internet.de)
• § 204 BGB - Hemmung der Verjährung durch Rechtsverfolgung (gesetze-im-internet.de)
• § 543 BGB - Außerordentliche fristlose Kündigung aus wichtigem Grund (dejure.org)
• § 569 BGB - Ergänzende Vorschriften, Schonfristzahlung (dejure.org)
• Bundesministerium der Justiz - Überblick Inkasso und RDG
• Rechtsdienstleistungsregister - Registrierungsprüfung für Inkassodienstleister
• Haus & Grund: BGH bestätigt - Schonfristzahlung heilt nur fristlose Kündigung