Hausverwaltung wechseln: Ablauf, Fristen und Beschlüsse

Hausverwaltung wechseln: So gelingt der Verwalterwechsel Schritt für Schritt

Das Wichtigste in Kürze

• Seit der WEG-Reform 2020 kann eine Eigentümergemeinschaft ihren Verwalter jederzeit und ohne Angabe von Gründen abberufen. Es genügt ein einfacher Mehrheitsbeschluss (§ 26 Abs. 3 WEG).
• Der Verwaltervertrag endet nach der Abberufung automatisch spätestens sechs Monate später, auch wenn er eigentlich länger laufen würde.
• Abberufung und Vertragskündigung sind zwei getrennte Rechtsakte. Für einen sauberen Wechsel sollten beide zusammen mit der Bestellung der neuen Verwaltung in einer Versammlung beschlossen werden.
• Bei der Mietverwaltung entscheidet der einzelne Eigentümer allein; hier gelten die im Verwaltervertrag vereinbarten Kündigungsfristen, meist drei bis sechs Monate.
• Die kritischste Phase ist die Übergabe: Unterlagen, Konten, Beschlusssammlung und Schlüssel müssen vollständig an die neue Verwaltung gelangen.

Wann ist der Punkt erreicht, an dem ein Wechsel sinnvoll ist?

Fehlerhafte Jahresabrechnungen, unbeantwortete Anfragen, Beschlüsse, die seit Monaten nicht umgesetzt sind - irgendwann stellt sich in vielen Eigentümergemeinschaften die Frage: Machen wir so weiter oder wechseln wir die Hausverwaltung? Die gute Nachricht vorweg: Rechtlich ist der Wechsel der WEG-Verwaltung seit der WEG-Reform 2020 einfacher denn je. Die Hürde liegt heute weniger im Recht als in der Organisation: neue Verwaltung finden, Beschlüsse sauber fassen, Übergabe koordinieren.

Genau diese Organisation nehmen wir uns in diesem Ratgeber Schritt für Schritt vor. Dabei unterscheiden wir konsequent zwischen der WEG-Verwaltung, über die die Gemeinschaft gemeinsam entscheidet, und der Mietverwaltung, bei der Sie als einzelner Eigentümer freie Hand haben.

Die rechtliche Grundlage: Was die WEG-Reform 2020 geändert hat

Nach § 26 Abs. 3 WEG kann der Verwalter jederzeit abberufen werden; ein Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Vor der Reform zum 1. Dezember 2020 konnte die Abberufung auf das Vorliegen eines wichtigen Grundes beschränkt werden - diese Zeiten sind vorbei. Heute genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen auf der Eigentümerversammlung, und die Versammlung ist unabhängig von der Teilnehmerzahl beschlussfähig.

Wichtig ist dabei die Unterscheidung zweier Ebenen:

• Die Abberufung beendet die Organstellung des Verwalters, also sein Amt.
• Die Kündigung des Verwaltervertrags beendet das Vertragsverhältnis mit allen Vergütungsansprüchen.

Beides fällt nicht automatisch zusammen. Das Gesetz löst den Konflikt aber pragmatisch: Spätestens sechs Monate nach der Abberufung endet der Vertrag von selbst. Enthält der Verwaltervertrag eine kürzere Kündigungsfrist, gilt diese. Die Sechs-Monats-Regel ist also eine Höchstgrenze, keine Wartepflicht. Bei schweren Pflichtverletzungen kommt zusätzlich die fristlose Kündigung aus wichtigem Grund nach § 626 BGB in Betracht, die den Vertrag sofort beendet.

Die Bestellung der neuen Verwaltung erfolgt ebenfalls per Mehrheitsbeschluss. Zu beachten ist § 26 Abs. 2 WEG: Die Bestellung darf auf höchstens fünf Jahre erfolgen, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums auf höchstens drei Jahre.

WEG-Verwaltung wechseln: Anleitung in sechs Schritten

Nun aber zum praktischen Teil. So läuft ein geordneter Verwalterwechsel in der WEG ab:

Schritt 1: Verwaltervertrag und Ausgangslage prüfen. Klären Sie: Wie lange läuft der aktuelle Vertrag? Welche Kündigungsfrist ist vereinbart? Gibt es konkrete Pflichtverletzungen, die dokumentiert werden sollten? Diese Bestandsaufnahme entscheidet, ob Sie ordentlich zum Vertragsende wechseln oder die jederzeitige Abberufung mit der Sechs-Monats-Folge nutzen.

Schritt 2: Neue Verwaltung suchen, bevor gekündigt wird. Diese Reihenfolge ist entscheidend. Eine WEG ohne Verwalter ist nach außen nur eingeschränkt handlungsfähig. Holen Sie mindestens drei Angebote ein und vergleichen Sie nicht nur den Preis pro Einheit, sondern Leistungsumfang, Sonderleistungspreise, Erreichbarkeit, Referenzen und Digitalisierung (Eigentümerportal, digitale Belegeinsicht).

Schritt 3: Eigentümerversammlung mit korrekter Tagesordnung einberufen. Die Abberufung muss als Tagesordnungspunkt in der Einladung stehen, sonst ist ein gefasster Beschluss anfechtbar. Weigert sich der Verwalter, den Punkt aufzunehmen, greift § 24 Abs. 2 WEG: Der Verwalter muss eine Versammlung einberufen, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer dies in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen verlangt. Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, kann nach § 24 Abs. 3 WEG der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer die Versammlung einberufen. Die Einberufungsfrist soll mindestens drei Wochen betragen (§ 24 Abs. 4 WEG).

Schritt 4: Alle nötigen Beschlüsse in einer Versammlung fassen. Bewährt hat sich dieses Beschlusspaket, jeweils mit einfacher Mehrheit:

1. Abberufung der bisherigen Verwaltung
2. Kündigung des bestehenden Verwaltervertrags
3. Bestellung der neuen Verwaltung (mit Name, Laufzeit, Vergütung)
4. Abschluss des neuen Verwaltervertrags
5. Bevollmächtigung einer Person (üblicherweise Beiratsvorsitzender) zur Unterzeichnung von Kündigung und neuem Vertrag

Es ist üblich und sinnvoll, die Kandidaten in der Versammlung persönlich vorstellen zu lassen, damit die Eigentümer Fragen zu Arbeitsweise, Kosten und Reaktionszeiten stellen können.

Schritt 5: Kündigung schriftlich zustellen. Das Kündigungsschreiben sollte per Einschreiben mit Rückschein zugehen. Legen Sie die Vollmacht und eine Kopie des Beschlusses bei - ohne beigefügte Vollmacht kann die alte Verwaltung die Kündigung nach § 174 BGB zurückweisen, was den Zugang und damit alle Fristen verschiebt.

Schritt 6: Übergabe organisieren und überwachen. Dazu im übernächsten Abschnitt mehr, denn hier entstehen in der Praxis die meisten Konflikte.

Marios Tipp: Bereiten Sie die entscheidende Eigentümerversammlung als Beirat oder Initiativgruppe gründlich vor: Angebote vorab an alle Eigentümer verteilen, die zwei Favoriten zur persönlichen Vorstellung einladen und die Beschlusstexte fertig formuliert mitbringen. Eine Versammlung, in der erst noch diskutiert werden muss, wer überhaupt infrage kommt, endet erfahrungsgemäß ohne Ergebnis - und der Wechsel verschiebt sich um ein weiteres Jahr.

Mietverwaltung wechseln: Der einfachere Weg für Einzeleigentümer

Bei der Mietverwaltung entscheidet der Eigentümer allein; es braucht weder Versammlung noch Beschluss. Der Mietverwaltungsvertrag ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag nach § 675 BGB zwischen Ihnen und der Verwaltung. Maßgeblich sind die dort vereinbarten Fristen, in der Praxis meist drei bis sechs Monate zum Vertragsende. Achten Sie auf automatische Verlängerungsklauseln.

Der Ablauf in Kurzform: neue Verwaltung auswählen, alten Vertrag fristgerecht und schriftlich kündigen (Einschreiben), neuen Vertrag schließen, Übergabe der Unterlagen organisieren - und die Mieter rechtzeitig schriftlich informieren. Die Mieterinformation sollte die neuen Kontaktdaten, den Ansprechpartner für Reparaturen und eine eventuell geänderte Bankverbindung für Mietzahlungen enthalten. Wer die Mieter zu spät informiert, riskiert Zahlungsverwirrung und unnötige Rückfragen.

Geht der Wechsel auch per Umlaufbeschluss?

Ja, ein Verwalterwechsel ist auch ohne Versammlung per Umlaufbeschluss möglich - grundsätzlich aber nur, wenn alle Eigentümer in Textform zustimmen (§ 23 Abs. 3 WEG). Seit der WEG-Reform genügt dafür die Textform, also etwa E-Mail statt Unterschrift. Die Allstimmigkeit bleibt jedoch die Regel: Schweigt auch nur ein Eigentümer, scheitert der Beschluss.

Eine Erleichterung bietet § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG: Die Gemeinschaft kann für einen einzelnen Gegenstand beschließen, dass im Umlaufverfahren die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt. Dieser Absenkungsbeschluss muss aber zunächst gefasst werden, üblicherweise in einer Versammlung. Praktisch relevant ist der Umlaufbeschluss beim Verwalterwechsel deshalb vor allem in kleinen, einigen Gemeinschaften oder wenn nach einer fristlosen Abberufung schnell eine Nachfolge bestellt werden muss.

Die Übergabe: Welche Unterlagen die alte Verwaltung herausgeben muss

Die abberufene Verwaltung ist verpflichtet, sämtliche Verwaltungsunterlagen und Vermögenswerte der Gemeinschaft vollständig herauszugeben. Diese Checkliste sollte beim Übergabetermin abgearbeitet und in einem Übergabeprotokoll dokumentiert werden:

Setzen Sie der alten Verwaltung eine konkrete Frist, üblich sind zwei bis vier Wochen nach Vertragsende. Verweigert oder verschleppt sie die Herausgabe, hilft eine schriftliche Mahnung mit Nachfrist; notfalls lässt sich die Herausgabe gerichtlich durchsetzen, im Eilfall per einstweiliger Verfügung. Entsteht der Gemeinschaft durch die Verzögerung ein Schaden, kommt eine Haftung der alten Verwaltung in Betracht.

Wer erstellt die letzte Jahresabrechnung?

Grundsätzlich schuldet die Verwaltung die Jahresabrechnung, die während ihrer Amtszeit fällig wird; für das laufende Wechseljahr ist regelmäßig die neue Verwaltung zuständig. Da die Abrechnung nach § 28 WEG erst nach Ablauf des Kalenderjahres erstellt wird, bedeutet das in der Praxis: Wird die Verwaltung zum Jahresende abberufen, erstellt die neue Verwaltung die Abrechnung für das Wechseljahr - auf Basis der Buchhaltungsunterlagen, die die alte Verwaltung vollständig übergeben muss. Noch ausstehende Abrechnungen für frühere Jahre bleiben dagegen Sache der alten Verwaltung.

Genau an dieser Schnittstelle entsteht häufig Streit, etwa wenn Buchhaltungsdaten unvollständig übergeben werden. Es lohnt sich durchaus, die Zuständigkeit für die letzte Abrechnung ausdrücklich im Kündigungs- beziehungsweise Übergabeprozess festzuhalten und die neue Verwaltung früh in die Sichtung der Buchhaltung einzubinden. Wo die Rechtslage im Einzelfall unklar ist - etwa bei einem Wechsel mitten im Jahr - ist eine rechtliche Prüfung sinnvoll; hier gibt es keine Patentlösung für alle Konstellationen.

Typische Fehler beim Verwalterwechsel - und wie Sie sie vermeiden

Die meisten gescheiterten oder verzögerten Verwalterwechsel gehen auf vier vermeidbare Fehler zurück. Werfen wir kurz einen Blick darauf:

Fehler 1: Erst kündigen, dann suchen. Steht die Gemeinschaft nach der Abberufung ohne Nachfolger da, fehlt die handlungsfähige Vertretung nach außen - im Ernstfall bleibt sogar ein Wasserschaden im November erst einmal unkoordiniert. Die Neubestellung gehört deshalb immer in dieselbe Versammlung wie die Abberufung.

Fehler 2: Lückenhafte Tagesordnung. Fehlt die Abberufung als angekündigter Punkt in der Einladung, ist der Beschluss anfechtbar - und eine einzige Anfechtung kann den gesamten Wechsel um Monate zurückwerfen.

Fehler 3: Kündigung ohne Vollmacht zustellen. Ohne beigefügte Vollmacht kann die alte Verwaltung das Kündigungsschreiben nach § 174 BGB zurückweisen. Der Zugang verschiebt sich, bis die Vollmacht nachgereicht ist, und damit verschieben sich alle Fristen.

Fehler 4: Übergabe ohne Protokoll. Wer die Herausgabe der Unterlagen nicht dokumentiert, merkt fehlende Kontoauszüge oder eine unvollständige Beschlusssammlung oft erst, wenn die neue Verwaltung die erste Abrechnung erstellen will. Dann ist die alte Verwaltung nur noch schwer greifbar. Ein gemeinsamer Übergabetermin mit unterschriebenem Protokoll ist deshalb kein Formalismus, sondern letztlich die günstigste Versicherung der Gemeinschaft.

Häufige Fragen zum Wechsel der Hausverwaltung

Kann man die Hausverwaltung jederzeit wechseln?

Ja. Seit der WEG-Reform 2020 kann die Eigentümerversammlung den Verwalter jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen, ein besonderer Grund ist nicht nötig (§ 26 Abs. 3 WEG). Der Verwaltervertrag endet danach automatisch spätestens nach sechs Monaten. Bei der Mietverwaltung kann der Eigentümer nach den vertraglichen Fristen jederzeit ordentlich kündigen.

Welche Mehrheit ist für den Verwalterwechsel nötig?

Die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen in der Eigentümerversammlung genügt, sowohl für die Abberufung der alten als auch für die Bestellung der neuen Verwaltung. Die Versammlung ist unabhängig von der Zahl der Anwesenden beschlussfähig.

Wie lange dauert ein Verwalterwechsel?

Vom Beschluss bis zur Amtsübernahme vergehen je nach Vertragslage meist wenige Wochen bis sechs Monate. Die Sechs-Monats-Grenze ergibt sich aus § 26 Abs. 3 WEG als spätestes Vertragsende nach der Abberufung; kürzere vertragliche Fristen oder eine einvernehmliche Aufhebung beschleunigen den Wechsel.

Wer kümmert sich um die Suche nach einer neuen Verwaltung?

Das Gesetz legt das nicht fest. In der Praxis übernimmt sinnvollerweise der Verwaltungsbeirat die Vorauswahl; gibt es keinen Beirat, sollten die Eigentümer zwei bis drei Personen damit beauftragen, Angebote einzuholen und der Versammlung vorzustellen.

Was passiert mit den Mietern beim Wechsel der Hausverwaltung?

Die Mietverhältnisse bleiben unverändert bestehen, denn Vertragspartner der Mieter ist der Eigentümer, nicht die Verwaltung. Die Mieter sollten aber rechtzeitig schriftlich über die neue Verwaltung, deren Kontaktdaten und eine eventuell geänderte Bankverbindung informiert werden.

Was tun, wenn die alte Verwaltung die Unterlagen nicht herausgibt?

Zunächst schriftlich mit Fristsetzung zur Herausgabe auffordern. Bleibt das erfolglos, kann die Gemeinschaft die Herausgabe gerichtlich durchsetzen, bei Eilbedürftigkeit per einstweiliger Verfügung. Für Schäden durch die Verzögerung haftet die alte Verwaltung gegebenenfalls auf Schadensersatz.

Fazit

Ich bin der Meinung, dass viele Eigentümergemeinschaften zu lange an einer schwachen Verwaltung festhalten - meist aus Sorge vor dem organisatorischen Aufwand. Dabei hat der Gesetzgeber den Wechsel mit der WEG-Reform 2020 bewusst erleichtert: Abberufung jederzeit, einfache Mehrheit, klares Vertragsende. Der eigentliche Erfolgsfaktor liegt in der Vorbereitung: erst die neue Verwaltung finden, dann alle Beschlüsse in einer gut vorbereiteten Versammlung bündeln und die Übergabe konsequent mit Protokoll und Fristen steuern. Wer diese Reihenfolge einhält, wechselt ohne Verwaltungslücke - und gewinnt im besten Fall deutlich an Betreuungsqualität.

Quellenverzeichnis

• § 26 WEG - Bestellung und Abberufung des Verwalters (gesetze-im-internet.de)
• § 24 WEG - Einberufung, Vorsitz, Niederschrift (gesetze-im-internet.de)
• § 23 WEG - Wohnungseigentümerversammlung, Umlaufbeschluss (gesetze-im-internet.de)
• § 626 BGB - Fristlose Kündigung aus wichtigem Grund (dejure.org)