Verwaltervergütung

Verwaltervergütung: Höhe, Rechtsgrundlagen und Abrechnung im Überblick

Die Verwaltervergütung ist das vertraglich vereinbarte Entgelt, das eine Hausverwaltung für ihre Tätigkeit erhält - in der WEG-Verwaltung von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, in der Mietverwaltung vom Eigentümer. Sie besteht üblicherweise aus einer monatlichen Grundvergütung je Einheit sowie gesondert vereinbarten Sondervergütungen für Zusatzleistungen.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Höhe der Verwaltervergütung ist gesetzlich nicht geregelt; maßgeblich ist der Verwaltervertrag. Es gibt keine Gebührenordnung für Hausverwaltungen.
• Nach der CRES-Verwalterentgeltstudie 2026 liegen die durchschnittlichen Basissätze bei WEG-Neuverträgen je nach Anlagengröße zwischen 29,75 EUR und 47,60 EUR brutto pro Einheit und Monat.
• In der WEG-Verwaltung tragen die Eigentümer die Vergütung anteilig über das Hausgeld; bei Wohnraummietverhältnissen ist sie als Verwaltungskostenposition nicht auf Mieter umlegbar (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV).
• Eine Erhöhung der Vergütung setzt eine Änderung des Verwaltervertrags voraus, in der WEG also einen entsprechenden Beschluss der Eigentümerversammlung.
• Für Vermieter ist die Verwaltervergütung als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung abziehbar.

Wie setzt sich die Verwaltervergütung zusammen?

Die Verwaltervergütung besteht in der Praxis aus zwei Komponenten: einer pauschalen Grundvergütung und variablen Sondervergütungen. Die Grundvergütung wird üblicherweise als fester Betrag je verwalteter Einheit und Monat vereinbart und deckt die laufenden Regelleistungen ab - in der WEG-Verwaltung etwa die Vorbereitung und Durchführung der jährlichen Eigentümerversammlung, die Erstellung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, die laufende Buchhaltung und die Umsetzung von Beschlüssen.

Sondervergütungen werden für Leistungen fällig, die über das Regelprogramm hinausgehen. Der Trend geht klar dahin, den Leistungskatalog im Verwaltervertrag feiner aufzuschlüsseln und Zusatzaufgaben gesondert zu bepreisen, meist als Stundensatz oder Pauschale. Typische Beispiele:

Ob eine Sonderleistung tatsächlich gesondert berechnet werden darf, hängt allein davon ab, was der Verwaltervertrag regelt. Leistungen, die vertraglich der Grundvergütung zugeordnet sind, dürfen nicht zusätzlich in Rechnung gestellt werden. Ein präziser Leistungskatalog im Vertrag beugt hier Streit wirksam vor.

Wie hoch ist die Verwaltervergütung aktuell?

Nach der Verwalterentgeltstudie 2026 des Center for Real Estate Studies (CRES), erstellt im Auftrag der Verbände BVI und IVD, liegen die durchschnittlichen Basissätze bei WEG-Neuverträgen zwischen 29,75 EUR und 47,60 EUR brutto je Einheit und Monat. Die Spanne erklärt sich vor allem über die Anlagengröße: In großen Wohnanlagen mit mehr als 99 Einheiten liegen die Basissätze im Schnitt rund 38 Prozent unter dem Niveau kleiner Anlagen mit bis zu zehn Einheiten, weil sich der Grundaufwand der Verwaltung dort auf mehr Einheiten verteilt.

Die wichtigsten Kennzahlen im Überblick:

Zwei Einordnungen dazu: Erstens beziehen sich diese Werte auf Neuverträge; Bestandsverträge liegen laut Studie im Schnitt rund 5 EUR netto darunter. Zweitens sind es Durchschnittswerte - Lage, Objektzustand, Leistungsumfang und regionaler Wettbewerb führen zu erheblichen Abweichungen im Einzelfall. Als grober Orientierungsrahmen für übliche Verwalterhonorare in der WEG-Verwaltung haben sich seit Jahren etwa 20 bis 40 EUR netto je Einheit und Monat etabliert; die aktuellen Studiendaten zeigen, dass sich das Niveau am oberen Rand dieses Rahmens und darüber bewegt.

Ein Hinweis zur Abgrenzung: Wer zu Verwalterhonoraren recherchiert, stößt gelegentlich auf Quadratmeterpauschalen aus Österreich. Diese beruhen auf österreichischem Recht und sind auf deutsche Verwaltungsverhältnisse nicht übertragbar - in Deutschland gibt es keine gesetzlich festgelegten Verwaltungskostensätze.

Was sind die rechtlichen Grundlagen der Verwaltervergütung?

Grundlage der Verwaltervergütung ist der Verwaltervertrag; eine gesetzliche Gebührenordnung existiert nicht. In der WEG-Verwaltung sind zwei Ebenen zu unterscheiden: Die Bestellung des Verwalters zum Organ der Gemeinschaft erfolgt durch Beschluss nach § 26 WEG. Davon getrennt zu sehen ist der Verwaltervertrag als schuldrechtlicher Geschäftsbesorgungsvertrag zwischen Verwalter und Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, der Leistungen und Vergütung regelt. Über den Abschluss des Vertrags und dessen Konditionen beschließt die Eigentümerversammlung.

Die Vergütung muss sich dabei im Rahmen ordnungsmäßiger Verwaltung (§ 19 WEG) bewegen. Das bedeutet nicht, dass stets der günstigste Anbieter gewählt werden müsste - den Eigentümern steht ein Ermessensspielraum zu, und Qualität darf honoriert werden. Ein Beschluss über eine Vergütung, die den üblichen Rahmen ohne sachlichen Grund deutlich übersteigt, kann jedoch anfechtbar sein. Verteilt werden die Kosten der Verwaltung unter den Eigentümern nach dem geltenden Kostenverteilungsschlüssel, im Regelfall nach Miteigentumsanteilen über das Hausgeld.

In der Mietverwaltung ist die Sache einfacher: Hier schließt der Eigentümer als Auftraggeber den Verwaltervertrag und trägt die Vergütung selbst.

Kann die Verwaltervergütung erhöht werden?

Einseitig erhöhen kann der Verwalter seine Vergütung nicht. Eine Erhöhung setzt eine Vertragsänderung voraus - in der WEG also einen Beschluss der Eigentümerversammlung über die geänderten Konditionen. In der Praxis wird eine Erhöhung häufig mit der Wiederbestellung des Verwalters oder der Verlängerung des Verwaltervertrags verbunden.

Zulässig sind auch Anpassungsklauseln im Verwaltervertrag, etwa eine Indexierung an die Verbraucherpreisentwicklung oder gestaffelte Sätze über die Vertragslaufzeit. Solche Klauseln müssen klar und verständlich formuliert sein; als Allgemeine Geschäftsbedingungen unterliegen sie der Inhaltskontrolle nach §§ 305 ff. BGB. Lehnt die Gemeinschaft eine nachträgliche Erhöhung ab, bleibt dem Verwalter letztlich nur, den Vertrag zum Laufzeitende nicht zu verlängern - ein Szenario, das angesichts des knappen Verwalterangebots in vielen Regionen inzwischen reale Verhandlungsmacht bedeutet.

Ist die Verwaltervergütung auf Mieter umlegbar?

Bei Wohnraummietverhältnissen ist die Verwaltervergütung nicht auf die Mieter umlegbar. Verwaltungskosten - dazu zählen ausdrücklich die Kosten der zur Verwaltung erforderlichen Arbeitskräfte, die Aufsicht, der Wert der persönlichen Verwaltungsarbeit des Vermieters und die Geschäftsführungskosten - sind nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV keine Betriebskosten und können daher nicht über die Betriebskostenabrechnung weitergegeben werden. Auch eine anderslautende Klausel im Wohnraummietvertrag hilft nicht, da von den Betriebskostenregelungen nicht zulasten des Mieters abgewichen werden darf.

Anders im Gewerbemietrecht: Dort können Verwaltungskosten durch klare vertragliche Vereinbarung auf den Mieter umgelegt werden. Für die WEG gilt wiederum eine eigene Logik: Die Verwaltervergütung ist Teil der gemeinschaftlichen Kosten und wird über Wirtschaftsplan und Hausgeld auf die Eigentümer verteilt - vermietende Eigentümer können sie gegenüber ihren Mietern aber ebenfalls nicht als Betriebskosten ansetzen.

Wie wird die Verwaltervergütung steuerlich behandelt?

Für vermietende Eigentümer ist die Verwaltervergütung als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung abziehbar (Anlage V der Einkommensteuererklärung). Das gilt sowohl für die Kosten einer Mietverwaltung als auch für den auf die Verwaltung entfallenden Anteil des Hausgelds.

Für Selbstnutzer ist die Lage ungünstiger: Die Verwaltervergütung als solche ist keine haushaltsnahe Dienstleistung im Sinne des § 35a EStG, da die Verwaltungstätigkeit (Buchhaltung, Versammlungen, Vertragswesen) nicht "im Haushalt" erbracht wird. Steuerlich begünstigt sind aber die in Hausgeld und Jahresabrechnung enthaltenen haushaltsnahen Dienst- und Handwerkerleistungen - etwa Hausreinigung, Gartenpflege oder Wartungsarbeiten. Hierfür stellt die Verwaltung üblicherweise eine gesonderte Bescheinigung nach § 35a EStG aus. Im Einzelfall, insbesondere bei Mischpositionen, empfiehlt sich die Abstimmung mit dem Steuerberater.

Abgrenzung: Verwaltervergütung, Verwaltungskosten und Hausgeld

Drei Begriffe, die häufig vermischt werden:

• Verwaltervergütung: Das Entgelt des bestellten Verwalters aus dem Verwaltervertrag - eine einzelne Kostenposition.
• Verwaltungskosten: Der weitere Oberbegriff aller mit der Verwaltung verbundenen Kosten. Bei Mietobjekten umfasst er neben dem Verwalterhonorar etwa auch Kontoführung und den Wert eigener Verwaltungsarbeit des Vermieters (vgl. die Definition in § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV).
• Hausgeld: Die monatliche Vorschusszahlung der Wohnungseigentümer auf Basis des Wirtschaftsplans. Die Verwaltervergütung ist darin nur eine von vielen Positionen neben Betriebskosten, Versicherungen und der Erhaltungsrücklage.

Häufige Fragen zur Verwaltervergütung

Was ist eine angemessene Verwaltervergütung?

Es gibt keinen gesetzlichen Maßstab. Als üblich gelten in der WEG-Verwaltung je nach Anlagengröße, Region und Leistungsumfang etwa 20 bis 40 EUR netto je Einheit und Monat; aktuelle Studiendaten für Neuverträge weisen durchschnittliche Basissätze von rund 30 bis 48 EUR brutto aus. Angemessen ist, was Leistungskatalog und Objektanforderungen realistisch abbildet.

Wer zahlt die Verwaltervergütung?

In der WEG-Verwaltung die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer: Jeder Eigentümer trägt seinen Anteil nach dem Kostenverteilungsschlüssel über das Hausgeld. In der Mietverwaltung zahlt der Eigentümer als Auftraggeber die Vergütung aus eigener Tasche.

Kann die Verwaltervergütung auf Mieter umgelegt werden?

Bei Wohnraum nein: Verwaltungskosten sind nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV keine Betriebskosten und daher nicht umlagefähig. Bei Gewerberaum ist eine Umlage durch klare vertragliche Vereinbarung möglich.

Ist die Verwaltervergütung steuerlich absetzbar?

Vermieter setzen sie als Werbungskosten bei den Vermietungseinkünften ab. Selbstnutzer können die Verwaltervergütung selbst nicht nach § 35a EStG geltend machen, wohl aber die in der Jahresabrechnung ausgewiesenen haushaltsnahen Dienst- und Handwerkerleistungen.

Wie kann die Verwaltervergütung erhöht werden?

Nur durch Änderung des Verwaltervertrags. In der WEG ist dafür ein Beschluss der Eigentümerversammlung erforderlich, häufig verbunden mit der Wiederbestellung. Alternativ können bereits im Vertrag Staffel- oder Indexklauseln vereinbart werden.

Quellenverzeichnis

• § 1 BetrKV - Betriebskosten (gesetze-im-internet.de)
• § 19 WEG - Regelung der Verwaltung und Benutzung durch Beschluss (gesetze-im-internet.de)
• § 34c GewO - Makler, Bauträger, Baubetreuer, Wohnimmobilienverwalter (gesetze-im-internet.de)
• CRES-Verwalterentgeltstudie 2026 im Auftrag von BVI und IVD (Kennzahlen zur WEG- und Mietverwaltung; kostenpflichtige Studie, Kernergebnisse in der Fachpresse veröffentlicht)